Digitale Büro- und Projektmanager

30.06.2011 | Veröffentlicht in Ausgabe 07-2011

Abb. 1 Erfolgreiches BMSP setzt unter anderem einen kontinuierlichen Abgleich von Büro- und Baustellendaten voraus… - © Maxdata — © Maxdata

Abb. 1 Erfolgreiches BMSP setzt unter anderem einen kontinuierlichen Abgleich von Büro- und Baustellendaten voraus…

Kapazitätsengpässe, Kostenüberschreitungen, Verzögerungen oder Probleme auf der Baustelle sind die Regel, nicht die Ausnahme. Digitale Büro- und Projektmanager helfen, Projektabläufe, Bauzeiten, Budgets und Ressourcen besser im Griff zu behalten.

Kompakt informieren

Wer weiß schon auf Anhieb, wo alle Projektdaten und -dokumente zu finden sind? Wer kann schon mitten im Projekt präzise sagen, wo es gerade steht und ob es sich rechnet?
Berücksichtigt man alleine die zunehmende Datenfülle, die sich im Zuge der Planung und Realisierung von TGA-Projekten ansammelt, ist es für Büroinhaber heute schlicht unmöglich, ohne Hilfsmittel die Übersicht zu behalten.
Büro- und Management-Software sorgt dafür, dass der „Bürokram“ leichter von der Hand geht und der „Workflow“ stimmt. Sie schafft jedoch von sich aus keine Ordnung, sondern setzt diese voraus.

Wer Büro und Projekte erfolgreich managen will, braucht das nötige Know-how – und BMSP-Werkzeuge. BMSP steht für „Büro- und Management-Software für Planungsbüros“. Das sind Programme, die sich um die kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Bereiche von Planungsbüros ebenso kümmern, wie um alle internen, für die Projektplanung und -realisierung notwendigen Aktivitäten. Sie helfen bei der Planung, Steuerung und Bewertung des wirtschaftlichen Erfolgs – sowohl einzelner Projekte als auch des ganzen Büros.

Werden alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten sowie sämtliche unternehmerischen Ein- und Ausgaben erfasst, sind kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Büroinhaber erhalten dadurch eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Bürosituation. Darüber hinaus bieten die Programme Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation.

Was können digitale Büromanager?

Da das Büromanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist Büro- und Management-Software für Planungsbüros in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Kerndaten (sogenannte Stammdaten: Mitarbeiter, Projekte, Kostenstellen etc.) gruppieren sich meist mehrere Module für die Mitarbeiter- und Projektzeiterfassung, Projektdokumentation, Kommunikation, Korrespondenz, Adress-, Aufgaben- und Terminverwaltung, die Ressourcenkontrolle, das Dokumentenmanagement und einiges mehr.

Zur Kernfunktion gehört die interne und externe Kommunikation: Über eine einheitliche Oberfläche erhalten Verantwortliche Zugang zu allen Kommunikationskanälen wie Telefon, E-Mail, Brief, Fax, Besprechungsnotiz etc. sowie zur gesamten projektrelevanten Korrespondenz mit sämtlichen Ein- und Ausgängen aller Mitarbeiter. Der wichtigste Kommunikationskanal – die elektronische Post – ist meist über eine Schnittstelle zu MS-Outlook integriert. Interne Informationen lassen sich über ein digitales „schwarzes Brett“ im Büro schnell verteilen.

Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung sorgt für eine schnelle Terminübersicht und Terminkoordination einzelner Mitarbeiter und des gesamten Projektteams sowie für einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern und Geräten. Über einen automatischen Abgleich des Kalenders mit MSOutlook ist jeder im Büro aktuell informiert, was, wann, wo stattfindet. In diesem Zusammenhang immer wichtiger wird der Datenaustausch mit mobilen Geräten wie Smartphones, Pocket-PCs oder Netbooks: Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine oder Aufgaben lassen sich per Mobilfunk quasi in Echtzeit, respektive zeitversetzt per Bluetooth-Schnittstelle mit dem Bürorechner synchronisieren.

Ressourcenpläne und -kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsübersicht sowie Auslastungspläne helfen, Mitarbeiter zeitlich, aber auch im Hinblick auf ihre Fähigkeiten optimal einzusetzen. Auch die Telefonanlage kann über eine TAPI-Schnittstelle mit der BMSP verknüpft werden. Dann können eingehende Anrufe über eine Nummernerkennung identifiziert und automatisch den Projekten bzw. Kontakten zugeordnet werden. Die Gesprächsdauer wird protokolliert und projektbezogen in der Zeiterfassung dokumentiert. Eine Gesprächshistorie informiert Projektmitarbeiter über den aktuellen Stand der Dinge.

Internes Projektmanagement

BMSP unterstützt nicht nur das Büro-, sondern auch das interne Projektmanagement. Das sind alle internen, die Projektplanung und -realisierung unterstützenden Aktivitäten: Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Kosten und so weiter. BMSP verbessert den Informationsfluss durch mehr Transparenz, eine bessere Verteilung von Informationen und Dokumenten sowie durch optimierte Abläufe und kürzere Such- und Wegezeiten.

Damit Planer ihre wertvolle Arbeitszeit nicht mit der Dokumentsuche vergeuden, sorgt eine einheitliche Suchfunktion dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge in Sekundenschnelle gefunden werden. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden durch eine zentrale Datenablage vermieden.

Insgesamt werden Projektinformationen und -abläufe transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in beliebiger Informationsdichte mit wenigen Klicks abrufen – vorausgesetzt Projektbeteiligte, Kontakte, Termine, Pläne, Honorare, Budgets etc. werden konsequent mit den Projekten verknüpft.

Projekte müssen sich auch rechnen. Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, müssen Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst werden. Werden die tatsächlich angefallenen Mitarbeiterstunden mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert und mit dem erzielten Honorar verglichen, lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste erzielt wurden. Anhand dieser Nachkalkulationsdaten laufender und abgeschlossener Projekte lassen sich interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimieren.

Um Kostenüberschreitungen rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, muss der Planer zwangsläufig die Baukosten permanent überwachen. Einige wenige BMSP-Programme bieten deshalb auch Werkzeuge (z.B. Wiko) für die Kostenverfolgung.

Was kann BMSP nicht?

Rechnergestütztes Büro- und Projektmanagement funktioniert nur, wenn Grundstrukturen einer halbwegs effizienten Büroorganisation schon vorhanden sind. Die Software schafft von sich aus keine Ordnung, sondern setzt diese voraus: Etwa einen Organisationsplan, der festhält, wer welche Aufgaben mit welchen Werkzeugen erledigt, eine Projektstruktur, die festlegt, wo welche Informationen abgelegt werden sowie Regelabläufe, die immer wiederkehrende, bewährte Tätigkeitsabfolgen definieren und anderes mehr.

Da diese Dinge in den Büros unterschiedlich gehandhabt werden, muss sich BMSP vorhandenen Bürostrukturen anpassen – und nicht umgekehrt! Neben der Software-Einarbeitung ist die Einstiegsphase deshalb – stärker noch als bei CAD und AVA – vor allem von einer Software-Anpassung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens, der Eingabe von Stammdaten und eine Integration in vorhandene Büroabläufe geprägt. Kalkulationen, Berichte oder Auswertungen müssen angepasst oder Büroprozesse synchronisiert werden.

Dabei sollte die Chance wahrgenommen werden, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls zusammen mit dem Software-Anbieter, der in der Regel die Abläufe anderer Büros kennt, zu optimieren. Auch Formulare und Begrifflichkeiten sollten vom Hersteller oder Anwender an bürointerne Gebräuche anpassbar sein. BMSP kommt nicht aus der Steckdose, weshalb dieser Prozess, inklusive einer eventuellen Übernahme von Altdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.

Eine weitere Voraussetzung für einen erfolgreichen BMSP-Einstieg ist Konsequenz. Die beste Software nützt nämlich nichts, wenn die Mitarbeiter Telefonnotizen oder Termine weiterhin gelben Klebezetteln anvertrauen. Ist die Software einmal im Büro, müssen ausnahmslos alle Mitarbeiter mitziehen. Digitale Projektmanager sind zweifellos hilfreich, können Planer von Routinetätigkeiten befreien, die Planungssicherheit steigern, Prozesse beschleunigen und Zeit einsparen. Aufgaben und Probleme, die insbesondere im Planungs- und Bauablauf auftreten, muss der Planer allerdings mit seinem Fachwissen, Know-how und seiner Erfahrung selbst lösen.

Was bietet der Markt?

Über 30 deutschsprachige Büro-/Projektmanagementprogramme bietet der Markt. Darunter befinden sich auch allgemeine, für mehrere Branchen adaptierte Lösungen. Letzteres kann allerdings dazu führen, dass Hersteller und Software nicht immer die Sprache von Fachingenieuren sprechen. Sieben Produkte sind bisher nach dem PeP7-Standard zertifiziert (Acclaro, IsyControl, ProjektPro, RP-PRO, untermStrich, Visuplus und VVW Control). Er soll eine verlässliche, vergleichbare Beurteilung der wirtschaftlichen Situation eines Planungsbüros ermöglichen. Die Preise liegen zwischen 1000 und 5000 Euro – je nach Produktkonzeption und Ausbaustufe.

Für Leistungs-/Kostenvergleiche bei der Kaufentscheidung ist die Frage wichtig, welche Funktionen im Basisprogramm bereits enthalten sind und welche Module zusätzlich angeschafft werden müssen. Da nahezu alle Lösungen modular strukturiert sind, lässt sich die Software der jeweiligen Bürostruktur, individuellen Anforderungen und spezifischen Aufgabenschwerpunkten (auch nachträglich) relativ gut anpassen. Weniger ist deshalb beim Einstieg mehr: Zunächst sollten nur für jene Bereiche Module gekauft werden, wo der Schuh wirklich drückt (Zeiterfassung, Controlling etc.), sonst kann man sich schnell verzetteln.

Nicht vergessen werden sollten Schulungskosten und die Kosten für einen eventuellen Software-Wartungsvertrag. Da man mit dem Hersteller eine längere Beziehung im Hinblick auf Schulungen, Software-Anpassungen, Updates/Upgrades, gesetzliche Änderungen, HOAI etc.) eingeht, sollte man auch diesen unter die Lupe nehmen. Eine gute Orientierung bei der Software-Auswahl bietet (neben diesem Produktvergleich) auch die in Kooperation mit dem Fachverlag Schiele & Schön und dem BMSP-Anbieter MairPro herausgegebene „Checkliste zum Kauf von Softwarelösungen“ (PDF-Download: http://www.mairpro.com/431000.htm ).

Marian Behaneck

Literatur und Infos

[1] DIN 69 901 (Teil 1 bis 5): Projektmanagement. Grundlagen, Prozesse, Prozessmodell, Methoden, Daten, Datenmodell, Begriffe. Berlin: Beuth Verlag, Januar 2009

[2] Goldammer, D.: Der Wandel im Planungsbüro. Nichts bleibt wie es war. Berlin: Schiele & Schön, 2006

[3] Goldammer, D.: Wirtschaftlichkeit im Planungsbüro. Erfolg ist kein Zufall. Berlin: Schiele & Schön / Vogel, 2004

[4] Greiner, P.; Mayer, P.E.; Stark, K.: Baubetriebslehre – Projektmanagement. Erfolgreiche Steuerung von Bauprojekten. Wiesbaden: Vieweg+Teubner, 2009, Vorschau: http://books.google.de

[5] Kochendörfer, B.; Liebchen, J. H.; Viering, M. G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehensweisen. Wiesbaden: Vieweg+Teubner, 2010, Vorschau: http://books.google.de

[6] Volkmann, W.: Projektabwicklung für Architekten und Ingenieure, Handbuch für die planerische und baupraktische Umsetzung. Essen: Verlag für Wirtschaft und Verwaltung Hubert Wingen, 2003

http://www.aec-office.de Marktübersicht BMSP-Software

http://www.bak.de/site/1714/default.aspx BAK-Info: „Büroorganisation/Management“

https://dvpev.de/ Deutscher Verband Projektmanager Bau- u. Immobilienwirtschaft

https://www.gpm-ipma.de/ Gesellschaft für Projektmanagement

http://www.ispri.de Marktstudie Projektmanagement

http://www.managementsoftware.de Infozentrum Managementsoftware

http://www.pep-7.de PeP-7-Praxisinitiative und -Kennzahlen

http://www.pm-software.info Marktübersicht Projektmanagement-Software

http://www.pmaktuell.org Projektmanagement-Fachmagazin

Digitale Projektmanager gibt es viele …

Neben Büro- und Management-Software für Planungsbüros versprechen auch andere Programmkategorien Hilfe bei der Realisierung und Steuerung von Projekten: Software für die Bauzeitenplanung hilft den Überblick über Abläufe, Termine und Ressourcen zu bewahren (TGA Fachplaner 4-2011, Webcode 313127). Mehr oder weniger umfangreiche Kostenmanagement-Funktionen von AVA-Programmen helfen, Baukosten nicht nur im Vorfeld zu planen, sondern im Projektverlauf auch zu kontrollieren und zu steuern (TGA Fachplaner 4-2007, Webcode 141773). Auch Internetbasiertes Projektmanagement (IBPM), manchmal auch „Projektkommunikationsmanagement-System“ (PKMS) oder „Virtueller Projektraum“ genannt, sorgt für mehr Effizienz bei der Kommunikation mit Projektpartnern, dem Austausch von Plänen und Dokumenten und beschleunigt Projektabläufe.