TGA Management

TGA Ausgabe 03-2014
Software für das Baumängel-Management

Rügen mit System

Abb. 1 Die Erfassung und Verwaltung von Baumängeln setzt einen hohen Organisationsaufwand voraus, der durch den Einsatz mobiler Soft- und Hardware gesenkt werden kann. Mit Smartphones und Tablets und den entsprechenden Softwar (Quelle: DRS DefectRadar)
Abb. 1 Die Erfassung und Verwaltung von Baumängeln setzt einen hohen Organisationsaufwand voraus, der durch den Einsatz mobiler Soft- und Hardware gesenkt werden kann. Mit Smartphones und Tablets und den entsprechenden Software-Applikationen lassen sich Mängel direkt vor Ort in Wort und Bild erfassen.

Die Verfolgung von Ausführungs- und Gewährleistungsmängeln ist zeitauf­wendig und mühsam. Mängel müssen dokumentiert, Termine und Fristen überwacht und Folgegewerke koordiniert werden. Software für das BaumängelManagement hilft, den Organisationsaufwand zu minimieren und Haftungs­risiken zu vermeiden.

Untersuchungen zufolge weisen Wohngebäude nach der Fertigstellung(sanzeige) im Schnitt 10 bis 20 Baumängel mit einem potenziellen Schaden von 10000 bis 25000 Euro pro Wohneinheit auf. Auch bei der Realisierung haustechnischer Anlagen kommt es – durch Auslegungs-, Montage- oder Installationsfehler – immer wieder zu Mängeln, die den Betrieb, respektive die Wirtschaftlichkeit der Anlage erheblich beeinträchtigen können.

Im Zusammenhang von Mängeln, Mängelschäden oder Mängelfolgeschäden entstehen so im gesamten Hochbaubereich jährliche Kosten von mehreren Milliarden Euro – Tendenz steigend. Die Vermeidung, respektive recht­zeitige Beseitigung von Baumängeln hat also auch eine volkswirtschaftliche Relevanz – ganz abgesehen von der juristischen Bedeutung für die Beteiligten…

Baumängel nach BGB oder VOB

Bauherren oder Käufer eines Neubaus haben nach BGB und VOB Anspruch auf eine mängelfreie Bauleistung. Völlig mängelfreie Gebäude entsprechen jedoch nicht der Realität, weshalb die Minimierung von Baumängeln angestrebt wird.

Weist ein Bauwerk dagegen zahlreiche Mängel auf, stellt sich schnell die Frage, ob auch die Bauüberwachung mangelhaft war und ob deshalb den damit beauftragten Planer ein Mitverschulden trifft. Deshalb ist das Führen eines Bautagebuchs für bauleitende Planer auch aus Eigeninteresse Pflicht, denn es erfasst und dokumentiert mit den baulichen Aktivitäten auch Baumängel.

Doch was sind Baumängel? Nach § 13 Nr. 1 VOB/B [1] liegt ein Baumangel bei Nichteinhaltung einer vereinbarten Beschaffenheit oder aufgrund von Verstößen gegen die anerkannten Regeln der Technik vor. Festgelegt sind Letztere unter anderem in der VOB/C, VDI-Richtlinien, VDE-Vorschriften, DVGW-Arbeitsblättern etc., Europäischen Normen, Gesetzen oder Verordnungen, behördlichen Bestimmungen und den DIN-Normen. Das Problem: nach der Rechtsprechung gehört nicht jede DIN-Norm zwingend oder vollständig zu den anerkannten Regeln der Technik, insofern ist dies auch für alle anderen Regelwerke zu vermuten. Wichtig: maßgeblich für Mängelansprüche sind die anerkannten Regeln der Technik zum Zeitpunkt der Abnahme.

Auch bei BGB-Verträgen enthält gemäß § 633 Abs. 2 Satz 1 BGB [2] ein Bauwerk Bau- beziehungsweise Sachmängel, wenn es nicht die vereinbarte Beschaffenheit hat. So weit die Beschaffenheit nicht in Plänen, Bau- oder Leistungsbeschreibungen etc. definiert ist, enthält das Bauwerk Mängel, „wenn es sich nicht für die gewöhnliche Verwendung eignet bzw. nicht die Beschaffenheit aufweist, die bei Werken gleicher Art üblich ist und die nach Art der Leistung vom Besteller erwartet werden kann“.

Nicht zuletzt aufgrund dieser (auch ähnlich in der VOB vorhandenen) Definition mit individuellem Interpretationsspielraum kommt es in der Praxis immer wieder zu Unstimmigkeiten. Insbesondere darüber, was ein wesentlicher und was ein unwesentlicher Mangel ist. Im Streitfall entscheiden letztlich Gerichte unter individueller Abwägung mehrerer Kriterien, etwa der Höhe der Beseitigungskosten, dem Grad der Nutzungsbeeinträchtigung, der Risiken von Folgeschäden etc.

Baumängel-Erfassung einst…

Bisher war die manuelle Erfassung und Verwaltung von Ausführungs- und Gewährleistungsmängeln mit einem hohen Zeit- und Organisationsaufwand verbunden: Mängel mussten auf der Baustelle schriftlich notiert, gegebenenfalls anhand von Fotos dokumentiert und diese Mängelberichten zugeordnet werden. Mängelrügen wurden mit Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm geschrieben, Fristen gesetzt und per Post verschickt. Kopien wurden in Ordnern abgelegt und auf Wiedervorlage gelegt, um sie fristgerecht bearbeiten zu können.

Trotz aller Sorgfalt kam es immer wieder vor, dass Termine verpasst, Mängelschreiben falsch zugeordnet oder nicht an die zuständige Stelle des ausführenden Unternehmens versandt wurden. Das führte zu Verzögerungen und Mehraufwand, was letztlich die Wirtschaftlichkeit von Projekten beeinträchtigt hat. Hinzu kamen Fehlerquellen: die auf der Baustelle erstellten Papier- oder Sprachaufzeichnungen wurden später im Büro digital erfasst und den Projekten und Gewerken zugeordnet.

Diese Doppelerfassung von Daten generierte nicht nur mehr Arbeit, sondern auch Fehler – insbesondere, wenn die Mängelinformationen nicht zeitnah und von anderen Personen ausgewertet und zugeordnet wurden. Mit (mobiler) Baumängel-Managementsoftware lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat.

… und heute

Die Digitalisierung und Mobile Computing haben die Baumängelerfassung rationalisiert: Insbesondere Smartphones und Tablets mit den entsprechenden Software-Applikationen sind ideale Erfassungs-Werkzeuge, denn mit ihnen lassen sich Mängel direkt vor Ort in Wort und Bild digital aufnehmen und die Daten später im Büro unmittelbar weiterbearbeiten.

Die digitale Erfassung erübrigt einen unproduktiven Mehraufwand: das nachträgliche Eintippen und Zuordnen der Daten im Büro. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen (Mangel, Projekt, Ort, Gewerk, Auftrag, Auftragnehmer, gegebenenfalls Subunternehmer, Beseitigungstermin, Priorität usw.), Vorlagen und Automatismen beschleunigen die Erfassung und machen sie sicherer.

Da bei der Mängelverfolgung auch juristische Vorgaben zu beachten sind, unterstützt die Software den Anwender beim Erstellen rechtssicherer Schreiben oder der Fristenverfolgung. Die gleichzeitige Erfassung und Zuordnung von Informationen rationalisiert Arbeitsabläufe und minimiert Fehlerquellen. Berichte zu immer wiederkehrenden Mängeln lassen sich über bereits integrierte und individuell erweiterbare Textbausteine schneller zusammenstellen. Eine Auto-Vervollständigungsfunktion vereinfacht ebenso die Schreibarbeit, wie die automatische Übernahme von unternehmens- und projektspezifischen Stammdaten.

Alle Programme ermöglichen die Einbindung von Beweisfotos, gescannten Plänen/Planausschnitten oder Dokumenten. Einige bieten zusätzlich die Option, Sprachnotizen oder Videosequenzen aufzunehmen (u.a. pro-Report und Skillbaudoc). Ist eine Bildbearbeitung integriert, lassen sich Beweisfotos durch Hinweispfeile und Bildkommentare oder Bildkorrekturen ergänzen, ohne dass das Original verändert wird.

Viele Auswertungsmöglichkeiten

Aus den erfassten Mängeldaten können mithilfe von anpassbaren Musterschreiben sofort individuelle Mängelprotokolle, Mängelrügen oder Mahnungen generiert werden. Diese lassen sich in gängige Textverarbeitungsprogramme einlesen und per E-Mail versenden. Fristen oder Nachfristen werden zur Terminüberwachung an den Terminkalender, beispielsweise von Microsoft Outlook, übergeben und Adressen werden der Projektbeteiligten-Liste entnommen.

Über die Wiedervorlage-Funktion hat der Planer jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand. Die Wiedervorlage erinnert an Termine und sorgt dafür, dass Wichtiges nicht mehr aus dem Blick gerät. Bereits beim Programmstart wird der Anwender an nicht erledigte Vorgänge, Termine und Fristen erinnert. Der Umfang der Wiedervorlage und die Erinnerungsintervalle sind dabei individuell einstellbar.

Software für das Baumängel-Management dient nicht nur der Erfassung von Baumängeln – es ist auch ein wertvolles Verwaltungs- und Auskunftssystem. Aus den Bauvorhaben bzw. Gewerken zugeordneten Mängelbeschreibungen entsteht quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die während des gesamten Bauprozesses wichtige Fragen beantworten kann: Welche Mängel hat welcher Auftragnehmer noch zu beseitigen? An welchen Stellen im Gebäude sind dieselben Mängel lokalisiert worden? Welche Bauabschnitte haben noch Mängel, welche sind mängelfrei? Welche Einheiten können wann übergeben werden?

Such- und Filterfunktionen liefern schnelle Antworten auf alle Fragen, die sich im Zusammenhang mit einer termingerechten Baufertigstellung ergeben. Anhand eines Verzeichnisbaums kann auch die räumliche Mängelstruktur (Gebäude, Gebäudeabschnitt, Stockwerk, Raum) abgebildet werden. Werden aufgetretene Mängel konsequent auch im Plan eingetragen und verwaltet, ist bei einigen Programmen zusätzlich ein visuelles Baumängel-Controlling möglich. So behält der Planer den Überblick über die Mängelbeseitigung des gesamten Bauvorhabens.

Auch nach Baufertigstellung sind die Daten wertvoll: Sie können für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation, zur Ermittlung sich wiederholender Schadensbilder oder für Statistiken genutzt werden: Welche Gewerke generieren die wenigsten/meisten Mängel? Welche Bauteile sind besonders fehleranfällig? Wie lange dauert die Mängelbehebung im Schnitt?

Auch aufgrund dieser Auswertungsmöglichkeiten ist Software für das Baumängelmanagement nicht nur für Bauleiter ein wertvolles Werkzeug, sondern auch für Projektsteuerer, Baugutachter, Sachverständige, Immobilienunternehmen, Hausverwalter, Facility Manager, Bauherren und Investoren. Auch ausführende Unternehmen sind damit in der Lage, die eigene Ausführungsqualität oder die von Subunternehmen intern zu kontrollieren.

Neue Impulse durch mobile Technik

Kaum eine Bausoftware wurde so intensiv durch Entwicklungen im Bereich der Hardware- und Informationstechnik beeinflusst wie die Baustellen- und Mängeldokumentation. Mit der zunehmenden Popularität von Smartphones und Tablet-PCs auf der Baustelle haben auch Bausoftware-Entwickler die Vorteile dieser intuitiv bedienbaren Geräte erkannt: Die Software wird einfach per Fingergesten bedient, Mängel werden über die eingeblendete Bildschirm-Tastatur (oder bei einer Sprachaufzeichnungs-Funktion über das eingebaute Mikrofon) erfasst.

Mithilfe der integrierten Fotofunktion lassen sich die Mängel mit dem gleichen Gerät dokumentieren und den Mängelbeschreibungen zuordnen. Note- oder Netbooks verfügen über diese Funktion zwar nicht, dafür haben sie eine echte Tastatur und leisten auch als Büroarbeitsplatz gute Dienste. Welche Eingabehardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (beispielsweise Gummiarmierung oder Gerätehülle) robust gemacht werden, damit Staub und Nässe nicht zum Problem werden. Die Hardware sollte ferner über ein mattes, möglichst helles Display verfügen, lange Akku-Betriebszeiten aufweisen und auch Minustemperaturen widerstehen.

Damit Mängelprotokolle von der Baustelle aus versandt werden können, ist ein mobiler Internet-Zugang Voraussetzung. Dann kann man auch gegebenenfalls auf fehlende Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten mit den Bürodaten abgleichen. Auch beim Thema Baumängel-Management gehört Cloud-Applikationen wohl die Zukunft, denn auf der Baustelle erfasste Daten können direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Dadurch haben Projektbeteiligte die Möglichkeit, Mängel- oder Bautagebuch­inhalte jederzeit online einzusehen und eigene Informationen beizusteuern.

Entwicklungspotenziale gibt es noch in Bezug auf das kabellose Auslesen von Messdaten, etwa eines Laser-Distanzmessgeräts, einer Thermografiekamera, eines Feuchtemessers usw. Bisher sind die Systeme nicht in der Lage, Messdaten per Bluetooth-Funkstandard direkt auszulesen.

Welche Lösungen gibt es?

Mittlerweile werden zahlreiche Programme für das Baumängel-Management offeriert. Die meisten davon sind in übergreifende Software-Lösungen eingebunden – vor allem in Bautagebuch-Programme (siehe: Software minimiert den Aufwand, TGA 03-2013, Webcode 396867). Diese Werkzeuge für die Baustellendokumentation enthalten immer auch mehr oder weniger umfangreiche Funktionen für die Baumängelerfassung und -verwaltung. Speziell für die mobile Erfassung wurden inzwischen mehrere Apps für das iOS- und Android-Betriebssystem entwickelt.

Einige Programme für das externe Projektmanagement (siehe: Digitale Büro- und Projektmanager, TGA 07-2011, Webcode 322242) verfügen ebenfalls über Mängelmanagement-Funktionen (beispielsweise BauProCheck oder Projekt PRO). Auch virtuelle Projekträume (z.B. eProjectCare) oder AVA-Programme (z.B. iTWO) sind teilweise in der Lage, Mängel zu erfassen und zu verwalten. Zu den Vorteilen integrierter Lösungen gehören – neben der einheitlichen Bedienung – dass man Projektdaten wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc. nicht mehrfach eingeben muss. Insgesamt werden einmal eingegebene Daten von den einzelnen Modulen mehrfach und damit effizienter genutzt als bei Insellösungen.

Demgegenüber zeigen eigens für das Mängelmanagement entwickelte Lösungen neue Wege auf und geben neue Impulse. Das gilt insbesondere für webbasierende Mängelmanager wie Defectradar oder OLMeRO Mängelmanagement. Sie ermöglichen eine vernetzte Erfassung und Bearbeitung von Baumängeln, sodass alle Beteiligten (Bauleiter, ausführende Unternehmen, Bauherren etc.) stets über den aktuellen Stand der Mängelbehebung informiert sind. Auch die Korrespondenz und Terminüberwachung wird über das zentrale Mängelportal abgewickelt.

Worauf sollte man achten?

Baumängel-Erfassung ist nicht gleich Baumängel-Management. Mängel erfassen können alle Programme mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funktionen und Automatismen die Software für die Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier liegt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand.

Doch auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange interne Notizen anzufügen oder zwischen Planungsfehlern, Materialfehlern und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können. Wichtig sind ferner eine intuitive Bedienung, aber auch praxisgerechte Zusatzfunktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Mängelauswertung, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein und desselben Unternehmens herausfiltern zu können.

Auch eine Einbindung in die bestehende Bürosoftwareumgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Datenübernahme/-übergabe, einen Datenabgleich etc. sind wichtig. Bei mobilen App- respektive Online-Lösungen sollte man darauf achten, dass die Software auch offline funktioniert, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist – etwa wenn man gerade im Haustechnikkeller Mängel erfasst. Mithilfe eines auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmten Pflichtenhefts lässt sich das inzwischen große Angebot schnell eingrenzen, sodass man über eine ergänzende (Online)-Präsentation und Testversion schnell die passende Lösung finden sollte. Marian Behaneck

Literatur / weitere Infos

[1] VOB/B 2012 Vergabe- und Vertragsordnung für ­Bauleistungen, Teil B (DIN 1961). Berlin: Beuth Verlag, 2012

[2] Bürgerliches Gesetzbuch BGB, http://www.gesetze-im-internet.de/bgb/insdex.html

[3] Aschenbrenner, H, Metzger, B., Hopfensperger, G., Onischke, S.: Baumängel und Bauschäden erkennen und erfolgreich reklamieren. Freiburg: Haufe-Lexware, 2009

[4] Engel, R., Korte, B.: Bautagebuch. Projektübersicht, Liste, Restarbeiten/Mängelverfolgung, Planliste, ­Bauleitungs-Checklisten, Bautagebuchberichte, ­Abnahmeprotokolle, Bauzeitenplan. Düsseldorf: Werner Verlag, 2001

[5] Würfele, F., Bielefeld, B., Gralla, M.: Bauobjektüber­wachung: Kosten, Qualitäten, Termine, Organisation, Leistungsinhalt, Rechtsgrundlagen, Haftung, ­Vergütung. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2012

ArchiReport http://www.archireport.com

avan_td Mängelmanagement http://www.techdata-berlin.de

bau-mobil http://www.connect2mobile.de

Bauio http://www.bau.io

BauQM / fadenMängelverfolgung http://www.maengelverfolger.de

Baumängel-Verwaltung http://www.baumaengel-verwaltung.ch

BauProCheck Mängelverfolgung http://www.bauprocheck.de

Bautagebuch http://www.sturm-drang.com

Bautagebuch für Windows http://www.bauskript.de

Bautagebuch Mobile http://www.vordruckverlag.de

DefectRadar http://www.defectradar.com

Docma MM http://www.edr-projekt.com

eProjectCare Mängelmanagement http://www.pmgnet.de

Gutachtenerstellung […] & Baumängel http://www.weka.de

iTWO http://www.rib-software.com

Mängelmanagement http://www.datengut.de

OLMeRO Mängelmanagement http://www.olmero.ch

pro-def http://www.pro-def.de

pro-Report http://www.pro-plan.de

Projekt PRO http://www.projektpro.com/de

QManager http://www.qmanager.de

Skillbaudoc http://www.skillsoftware.de

Wesa SJ Bauta http://www.wesa-software.de

Winplan++ mobile http://www.netzwerkplan.de

*) Auswahl, Stand: Februar 2014

Diese Liste können Sie mit aktivierten Links über den Webcode 576085 ­aufrufen.

Inhaltsübersicht

  1. Teil: Rügen mit System
  2. Teil: Fehler kosten Milliarden
  • Abb. 2 Die Mängel­erfassung ist ein ­wichtiger Bestandteil von BautagebuchProgrammen.
  • Abb. 3 Eingabemasken mit strukturierten ­Abfragen, Vorlagen und Automatismen ­beschleunigen die Erfassung.
  • Abb. 4 Die Mängelerfassung sollte auch auf Tablets und Smartphones komfortabel sein.
  • Abb. 5 Werden fest­gestellte Mängel konsequent bebildert und auch im Plan ­eingetragen und ­verwaltet, ist auch ein visuelles Baumängel-Controlling möglich.
  • Abb. 6 Verschieden­farbige Pinnadeln, die mit Detailinformationen hinterlegt sind, symbolisieren Baumängel mit ­unterschiedlichem ­Bearbeitungsstand.
  • Abb. 7 Aus den Erfassungsdaten werden auf Basis individuell anpassbarer ­Musterschreiben automatisch Mängelberichte generiert.
  • Abb. 8 Anhand einer Statusübersicht haben Verantwortliche den Bearbeitungsstand erfasster Mängel stets im Blick…
  • Abb. 9 …und mit einem Klick werden alle Details jedes einzelnen Mangels angezeigt.
  • Abb. 10 Neben Foto­übersichten bieten ­einige Programme auch die Möglichkeit, Hinweispfeile und ­Bildkommentare ­einzutragen.
  • Abb. 11 Mängeldoku­mentationen können zur Beweissicherung, zur Ermittlung sich wiederholender ­Schadensbilder oder andere Statistiken ­genutzt werden.
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