TGA Management

TGA Ausgabe 03-2015
HOAI-Software

Honorarpotenziale optimal ausschöpfen


1 Aktuelle, meist in Büromanagement-Programme integrierte HOAI-Software, schöpft Honorarpotenziale besser aus und optimiert Erträge.

1  Aktuelle, meist in Büromanagement-Programme integrierte HOAI-Software, schöpft Honorarpotenziale besser aus und optimiert Erträge.

Eine korrekte Honorarrechnung zu erstellen, ist nicht immer einfach. Denn die verbindliche HOAI macht es Planern nicht gerade leicht. HOAI-Software berücksichtigt alle Vorgaben der aktuellen HOAI 2013, schöpft Honorarpotenziale aus und optimiert Honorarerträge.

Kompakt informieren

Honorarberechnungen sollen einerseits Honorarmargen für erbrachte Leistungen optimal ausschöpfen, andererseits sollen Abrechnungen rechtssicher, transparent und nachvollziehbar sein.

Mit separaten oder in Büromanagement-Programme modular eingebundenen HOAI-Programmen lassen sich diese Ansprüche erfüllen. Anhand von Variantenrechnungen kann man im Vorfeld prüfen, auf welcher Grundlage planerische Leistungen optimal abgerechnet werden können.

Wer die Spielräume der HOAI nutzen und den Honorarrahmen voll ausschöpfen will, muss sich in Honorarfragen trotz Software-Unterstützung gut auskennen, um alle vom Verordnungsgeber eingeräumten Möglichkeiten bestmöglich nutzen zu können.

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) bildet die rechtliche Grundlage zur Honorarberechnung. In 58 Paragrafen und 15 Anlagen regelt sie die Abrechnung von zahlreichen Planungsleistungen, was die Honorarberechnung und -abrechnung im Einzelfall aber nicht immer einfach macht. Wie auch die umfangreiche Rechtsprechung zeigt, sind Honorarberechnungen deshalb oft mit Fehlern behaftet oder Honorarpotenziale werden nicht voll ausgeschöpft, sodass mancher Planer seine Leistungen für ein niedrigeres Honorar abrechnet, als ihm eigentlich zusteht.

Hinzu kommt, dass mit der aktuellen HOAI 2013 die Anforderungen an die Honorarberechnung und eine rechtlich einwandfreie, prüffähige Rechnungsstellung gestiegen sind. Die Neufassung der Honorarordnung enthält zahlreiche Neuerungen für Architekten, Fachingenieure, Generalunternehmer, Bauträger, Projektsteuerer und sonstige mit Planungsleistungen befasste Baubeteiligte.

Zu den wichtigsten Änderungen der HOAI 2013 gehören eine neue Bewertung der einzelnen Leistungsphasen, eine Erweiterung des Katalogs besonderer Leistungen sowie in der Regel höhere Honorarsätze [1]. Nicht jede Tätigkeit generiert jedoch ein höheres Honorar, wie etwa die planungsbegleitende Ingenieurvermessung. Mit HOAI-Programmen können Planer im Voraus prüfen, auf welcher Grundlage sie ihre planerischen Tätigkeiten optimal abrechnen können. Dazu bieten die Programme die Möglichkeit, Leistungen alternativ nach unterschiedlichen Verfahren zu berechnen, um so die bestmöglichen Honorarerträge zu erzielen und kein Geld zu verschenken.

Honorare rechtssicher abrechnen

Die Honorarberechnung und -abrechnung ist eine komplexe und rechtlich sensible planerische Aufgabe auf Grundlage der HOAI, einer Verordnung des Bundes zur Regelung der Vergütung der Leistungen von Architekten und Ingenieuren in Deutschland. Die HOAI ist verbindliches Preisrecht für Planungsleistungen im Bauwesen. Ihre Verbindlichkeit ergibt sich aus dem Gesetz zur Regelung von Ingenieur- und Architektenleistungen; sie hat damit annähernd Gesetzescharakter.

Mit HOAI-Programmen erstellen Planer ihre Honorarrechnung rechtssicher, denn die Software wird in der Regel auf Konformität mit dem Honorarrecht überprüft, manchmal sogar in Zusammenarbeit mit Fachanwälten für Baurecht entwickelt. Neben einer kontextbezogenen Hilfe enthält HOAI-Software in der Regel auch den Text der jeweils zugrunde liegenden HOAI-Fassung, der per Volltextsuche nach Begriffen durchsucht werden kann.

Die aktuelle Abrechnung von Planungsleistungen ist in der Regel an der HOAI 2013 sowie an der vorhergehenden sechsten Novelle (HOAI 2009) ausgerichtet, teilweise auch an früheren Novellierungen, mitunter auch kombiniert. Die HOAI-Software sollte deshalb flexibel sein, damit Planer über Standard-Leistungsbilder hinaus auch individuelle und komplexe Leistungsprofile abrechnen können.

Neben allen Leistungsbildern nach HOAI (Flächen-, Objekt- und Fachplanung sowie Beratungsleistungen) sollten auch Honorare für Leistungsbilder außerhalb der HOAI ermittelt werden können. Insbesondere im Zusammenhang mit der Projektsteuerung, Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordination (SiGeKo), Energieberatung nach EnEV oder der Erstellung von Brandschutzkonzepten gab und gibt es immer wieder Unsicherheiten, wie man diese Planungs- und Beratungsleistungen korrekt abrechnet. Von der HOAI werden diese Leistungen nicht oder nur unzureichend berücksichtigt, gehören aber immer häufiger zum Leistungsbild von Planern.

Deshalb haben Arbeitskreise des AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung) entsprechende Berechnungsgrundlagen geschaffen, die sich an der Fläche, Nutzung und sonstigen Besonderheiten eines Projekts orientieren. Verfügt ein HOAI-Programm über eine AHO-Berechnungsfunktion, lassen sich auch Leistungsbilder außerhalb der HOAI rechtssicher und für beide Vertragspartner zuverlässig und transparent ermitteln.

Einige Programme berücksichtigen darüber hinaus auch die Richtlinien für die Beteiligung freiberuflich Tätiger (RifT). Diese werden von Bund und Ländern herausgegeben und können angewendet werden, wenn die Tafelwerte der HOAI überschritten werden und dadurch das Honorar frei vereinbart wird. Da die Bewertung einzelner Leistungen einer Leistungsphase bei der Honorarermittlung eine immer größere Rolle spielt, sind in einigen HOAI-Programmen auch Siemon-Einzelbewertungstabellen für die Berechnung des Honorars in besonderen Fällen oder bei der Beauftragung von Einzelleistungen enthalten.

Das sollte HOAI-Software können

Honorarangebote oder -rechnungen lassen sich frei, anhand mehr oder weniger selbsterklärender Dialogfenster oder mithilfe eines Assistenten Schritt für Schritt erstellen. Letzteres hat den Vorteil, dass alle Punkte, die zur Berechnung erforderlich sind, bearbeitet werden.

Zunächst müssen in den Projektdaten die Leistungsbilder, die anrechenbaren Kosten, die Leistungsphasen, vereinbarte und erbrachte Anteile, die Honorarzone, der Honorarsatz und gegebenenfalls besondere Leistungen, Zu- und Abschläge oder Nebenkosten festgelegt werden. Zu den weiteren Eingabedaten zählen Angaben über mögliche Pauschal-, Zeit-, Bonus- oder Malushonorare, vorhandene, respektive mitzuverarbeitende Bausubstanz oder Umbauzuschläge. Anrechenbare Kosten lassen sich pauschal oder mithilfe einer integrierten Kostenermittlung nach DIN 276 detailliert bestimmen.

Bei Bedarf werden für jedes Leistungsbild alle HOAI-Bewertungsmerkmale zur Ermittlung der Honorarzone bereitgestellt. Honoraranteile können bis auf Leistungsebene vergeben werden und auch als Standardwerte für weitere Verträge in den Stammdaten hinterlegt werden. Für die Honorarberechnung sind alle HOAI-Paragrafen und -Anlagen integriert, die zur prozentualen Aufteilung nach Leistungsphasen führen. Anhand des gewählten Paragrafen werden die Standard-Prozentsätze vorgeschlagen, wobei in der Regel zu jeder Leistungsphase ein abweichender Prozentsatz hinterlegt werden kann.

Für die Rechnungserstellung können ergänzend die Fertigstellungsgrade der einzelnen Leistungsphasen angegeben werden. Daraus und aus eventuellen Zuschlägen und bereits gestellten Rechnungen ermittelt das Programm das aktuelle Honorar und erstellt aufgrund der gewählten Vorlage eine prüffähige Einzel-, Abschlags- oder Schlussrechnung. Auch Skonti, Nachlässe, Sicherheitseinbehalte oder Mahngebühren können verwaltet und in der Rechnung transparent und nachvollziehbar aufgelistet werden.

Sofern mit dem Auftraggeber ein Sicherheitseinbehalt vereinbart wurde, etwa bei öffentlichen Auftraggebern, können dafür der Prozentsatz oder ein Betrag eingeben werden. Neben Sicherheitseinbehalten wer-den auch Sondervereinbarungen, ebenso wie Zuschläge, besondere Leistungen, Nebenkosten und weitere vertragliche Besonderheiten berücksichtigt.

Auswertung und Mahnwesen

Über die korrekte Honorarabrechnung hinaus kümmern sich HOAI-Programme auch darum, dass Planer Rechnungsausgänge und Honorareingänge im Blick behalten, damit sie möglichst schnell zu ihrem Geld kommen. Säumige Bauherren werden vom integrierten oder optionalen Modul Mahnwesen in einer Offene-Posten-Liste geführt und durch rechtsverbindlich formulierte, mehrstufige Mahnungen an abgelaufene Zahlungstermine erinnert.

Bereits in Rechnung gestellte Honorare werden automatisch aufgelistet. Dabei werden alle Abrechnungsarten berücksichtigt, alle eingegangenen Zahlungen, Stornierungen oder Skonti kontinuierlich und projektbezogen verfolgt. Wurde mit dem Auftraggeber ein Zahlungsplan vereinbart, kann man zusätzlich den termingerechten Eingang von Abschlagszahlungen prüfen.

Ob als Einzel-, Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung – das ideale HOAI-Programm berücksichtigt alle Abrechnungsarten und verfolgt projektbezogen alle eingegangenen Zahlungen, Stornierungen oder Skonti. Auch Sicherheitsvorbehalte oder Sondervereinbarungen werden verwaltet, ebenso wie Zuschläge, besondere Leistungen oder Nebenkosten. Offene Posten, Jahresumsatz und die Summe der Rechnungen pro Monat mit der Rechnungsübersicht können jederzeit abgerufen werden. Offene oder bezahlte Rechnung können sortiert und beliebig gefiltert werden, um beispielsweise einzelne Projekte auszuwerten oder einen Rechnungs-Zeitraum einzugrenzen. Um Honorarberechnungen, -abrechnungen und -auswertungen vor unerwünschten Blicken zu schützen, sollte für das Programm ein Benutzer-Passwort festgelegt werden können.

Druckausgabe und Schnittstellen

Angebote und Rechnungen sind die Visitenkarten des Planers. Deshalb spielen auch die Möglichkeiten der Dokumentgestaltung und -ausgabe eine wichtige Rolle. Darum sollten Angebote, Rechnungen und Mahnungen mit individuellen Zusatztexten oder Formatierungen und dem eigenen Firmenlayout versehen werden können.

Dazu werden die Dokumente in die programminterne Textverarbeitung geladen, respektive als TXT-, RTF- oder DOC-Datei exportiert und in anderen Programmen weiterbearbeitet. In der Regel werden die Honorarberechnungen an das am häufigsten verbreitete Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word übergeben.

Vordefinierte Standard- und individuell modifizierbare Druckformatvorlagen sorgen dafür, dass alle Angebote, Rechnungen oder Mahnungen den jeweiligen Büro-Layoutvorgaben entsprechen. Dafür müssen das Seitenlayout definiert, im Briefkopf das Büro-Logo eingefügt, Schriftarten, Formate und Farben bestimmt und Informationen, wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer / Steuernummer und die Bankverbindung hinterlegt und positioniert werden können. Eine zoombare Druckvorschau sollte eine zeit- und papiersparende Korrektur des Layouts ermöglichen. Um eigenes Firmen-Briefpapier nutzen zu können, sollte wahlweise auch ein Ausdruck ohne Briefkopf und Steuernummern möglich sein. Für eine maximale Flexibilität lassen sich die Dokumente auch in den Datenformaten XLS (Excel), PDF oder HTML ausgeben.

Welche HOAI-Programme gibt es?

HOAI-Programme gibt es vom kostenlosen Excel-Berechnungstool oder Online-Schnellrechner, über kostenfreie oder kostenpflichtige Berechnungs-Apps für verschiedene mobile Betriebssysteme, bis hin zur mehrplatzfähigen HOAI-Bürosoftware, sowohl für die Berechnung als auch die Abrechnung planerischer Leistungen. Mit dieser Bandbreite bilden die Programme den Leistungsumfang der zuvor beschriebenen, idealen HOAI-Software sehr unterschiedlich ab.

Kostenlose Online-Schnellrechner von BauerSoftware, Bauskript-Software und anderen Anbietern (siehe Info-Kasten) ermöglichen entweder eine unlimitierte oder auf bestimmte Leistungsgruppen und / oder Baukosten-, respektive Honorarsummen beschränkte Honorarberechnung, die teilweise auch Zuschläge, besondere Leistungen oder Nebenkosten berücksichtigt.

Unter Android, iOS und anderen mobilen Betriebssystemen laufende HOAI-Apps ermöglichen eine Abschätzung der Honorarhöhe vor Ort, zum Beispiel während einer Besprechung mit dem Bauherren.

Weitaus umfangreicher ist die Funktionspalette eigenständiger Stand-alone-Lösungen oder von in digitalen Büro-/Projektmanagern integrierten HOAI-Programmen. Letzteres bietet mehrere Vorteile – so kann der Anwender auf vorhandene Stammdaten oder Projektinformationen zurückgreifen und muss entsprechende Daten nicht immer wieder neu eingeben. Ist die HOAI-Software beispielsweise in eine Büromanagement-Lösung eingebunden, lassen sich Adressdaten übernehmen, Budgets kontrollieren, Umsatzprognosen oder Soll-/Ist-Analysen erstellen. Sind auch Dokumentenmanagement-Funktionen integriert, kann man auch Angebote, Rechnungen oder Mahnungen komfortabel suchen und archivieren. Ein weiterer Vorteil integrierter Software ist, dass sich Anwender nicht ständig auf ein anderes Bedienungskonzept einstellen müssen. Die Kosten für separate oder integrierte HOAI-Programme liegen zwischen 150 und 500 Euro.

Ohne Wissen kein Mehrertrag

HOAI-Programme sind heute mehr als nur Honorarrechner. Sie unterstützen Planer umfassend dabei, rechtssichere, ertragsopti-mierte Honorare zu stellen und gegenüber säumigen Kunden auch einzufordern. Bei der Auswahl sollte man jedoch darauf achten, dass die Software flexibel ist und auch indivi-duelle und komplexe Leistungsprofile abrechnen kann, denn viele Planerleistungen gehen heute über die Standard-Leistungsbilder hinaus. Aber auch an den Anwender werden Anforderungen gestellt: Wer die Spielräume der HOAI optimal nutzen und seinen Honorarrahmen voll ausschöpfen will, muss sich auskennen – auch um ungerechtfertigten Honorarkürzungen bei Einzel-, Abschlags- oder Schlussrechnungen angemessen begegnen zu können.Marian Behaneck

Literatur und weitere Infos

[1] Hempel, F.: HOAI 2013 – was ändert sich für die TGA-Branche?. Arnsberg: Strobel Verlag, IKZ 8-2013

[2] Sangenstedt, H-R.: HOAI 2013, Band 1: Rechtstext und praxisnahe Einführung. Berlin: Beuth Verlag, September 2013,

[3] Siemon, K.D./Weber, F.: Die neue HOAI 2013 mit Synopse 2009 und 2013. Einführung, Gegenüberstellung, Begründung, Bewertungstabellen. Berlin: Springer, 2014

http://www.aec-office.de/hoai/hoai-software.php Softwareübersicht

http://www.gesetze-im-internet.de/hoai_2013 HOAI-Text

http://www.hoai.de/forum/index.php  HOAI-Forum

http://www.iww.de/pbp/suche?term=hoai HOAI-Infos

Inhaltsübersicht

  1. Teil: Honorarpotenziale optimal ausschöpfen
  2. Teil: Hätten Sie das gewusst?
  3. Teil: Programme und Anbieter *)
  • 2  HOAI-Software unterstützt Planer bei der rechtssicheren Honorarberechnung, Angebots- und Rechnungserstellung.

  • 5  Alle wichtigen Informationen der aktuellen Honorarberechnung lassen sich auf einem Blick anzeigen.

  • 3  HOAI-Software muss flexibel und sowohl für einfache Honoraransätze als auch komplexe Projekte verwendbar sein.

  • 4  Kostenlose Online-Rechner berücksichtigen teilweise auch Zuschläge, besondere Leistungen oder Nebenkosten.

  • 7  HOAI-Software nimmt Planern die lästige Rechenarbeit ab und ermittelt die Honorarbeträge präzise und transparent.

  • 6  Wählt der Anwender eine Layout-Vorlage, erstellt das Programm automatisch ein Honorarangebot.

  • 8  In Büro- und (Projekt-)Management-Software für Planungsbüros integrierte HOAI-Module greifen auf vorhandene Stammdaten oder Projektinformationen zurück und bieten Zusatznutzen, …

  • 9  … etwa Soll-/Ist-Analysen oder eine Budgetkontrolle.

  • 1   Auswertungs- und Controlling-Funktionen schaffen einen Überblick über abgerechnete und ausstehende Honorarerträge.

Bild: Bauer Software

Bild: BKI

Bild: Vordruckverlag Weise

Bild: Bauskript Software

Bild: untermStrich Software

Bild: CYCOT

Bild: Loreg

Bild: Kobold Management Systeme

Bild: Abacus Business Solutions

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