TGA Management

TGA Ausgabe 06-2017
Baudokumentations-Software

Smarter dokumentieren


1 Mobile Dokumentationslösungen rationalisieren die Erfassung von Baustellen- und Anlagendaten.

1  Mobile Dokumentationslösungen rationalisieren die Erfassung von Baustellen- und Anlagendaten.

Die Dokumentation von Baustellen, Baumängeln und Baubehinderungen ist aufwendig. Tablet- oder Smartphone-Apps helfen, den Aufwand zu minimieren und steigern die Rechtssicherheit. Wie sich die Lösungen unterscheiden, zeigt dieser Produktvergleich.

Kompakt informieren

Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier für die fotografische Erfassung von Baustellen oder haustechnischen Anlagen, für die Dokumentation von Tätigkeiten, Mängeln, Behinderungen oder des Baufortschritts ein Smartphone oder Tablet mit der passenden App einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren.

Die Auswahl der richtigen Software hängt allerdings sehr davon ab, was man konkret machen will: Einige Programme sind auf Bautagebücher oder Bautagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln. Manche können beides.

Wer Baustellenaktivitäten manuell dokumentiert, braucht länger: Digitale Bautagebücher und Mängelmanager unterstützen Planer durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen sowie durch die gleichzeitige Erfassung und Zuordnung von Informationen. Webbasierte Lösungen ermöglichen zudem die Einbindung aller Projektbeteiligten und den Aufbau einer gewerkeübergreifenden As-Built-Datenbank für die spätere Nutzungsphase.

Unbeliebt, aber notwendig

Baudokumentationen sind unbeliebt, weil zeitraubend. Meist werden sie als lästige und stupide Pflicht empfunden. Wie dokumentiert wird, bleibt dem Verantwortlichen selbst überlassen. Während nach alter HOAI 1996 bzw. 2009 das Führen eines Bautagebuchs eine Grundleistung in Leistungsphase 8 und damit eine Hauptpflicht bauleitender Planer ist, sind gemäß aktueller HOAI 2013, Anlage 10 auch andere Formen der Bauablauf-Dokumentation zulässig. Das können beispielsweise auch verortete und kommentierte Fotos sein, die wesentliche Schritte des Bauablaufs in einer für den Bauherren nachvollziehbaren Form wiedergeben.

Das Führen eines Bautagebuches im herkömmlichen Sinn ist also keine Pflicht mehr. Aus juristischer Sicht ist es dennoch empfehlenswert. Ergeben sich nämlich im Projektverlauf Streitigkeiten wegen Terminverzug, Baumängeln oder Gewährleistungsansprüchen, lassen sich relevante Abläufe ohne eine geeignete Dokumentation nachträglich nicht rekonstruieren, woraus Haftungsrisiken für den Planer entstehen können. Erleidet der Auftraggeber einen Nachteil, weil er beispielsweise im Streitfall Schadenersatzansprüche gegenüber einem Unternehmer nicht durchsetzen kann, ist der Planer unter Umständen gewährleistungspflichtig, insbesondere wenn eine Bauablauf-Dokumentation vertraglich vereinbart worden ist.

Was sollte dokumentiert werden?

Damit Bau- und Montageabläufe später nachvollziehbar sind, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer sowie die jeweiligen Arbeitsbedingungen auf der Baustelle dokumentiert werden. Erfasst werden beispielsweise anwesende Firmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Baubesprechungen, Prüfungen und Messungen, besondere Vorkommnisse, die Witterungsverhältnisse (Bewölkung, Niederschlag, Temperatur, Wind etc.) und anderes mehr.

Baustellen-Dokumentationen sind eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind etc. Dokumentationen unterstützen bauleitende Planer aber auch in ihrer Funktion als Baustellen-Manager, bei der Projektabwicklung oder Rechnungsprüfung.

Deshalb kann und sollte sie auch persönliche Notizen als Gedächtnisstütze oder kommentierte Fotos enthalten. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Kann dieser anhand der Dokumentation eine ordnungsgemäße Bauüberwachung nachweisen und Baustellenaktivitäten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen stets die bessere Position. Baustellen-Dokumentationen sind deshalb wichtige Unterlagen, die sorgfältig und unbefristet aufbewahrt werden sollten.

Dokumentation – einst und heute

Vor-Ort-Daten wurden früher handschriftlich notiert, anhand von Fotos dokumentiert, später im Büro digital erfasst und den Projekten, Gewerken und Firmen zugeordnet. Mängelberichte oder Mängelrügen wurden per Post an Projektbeteiligte verschickt, Kopien in Ordnern abgelegt und auf Wiedervorlage gelegt. Das generierte Mehrarbeit und Fehler oder man vergaß wichtige Details.

Mit mobilen Apps lassen sich heute Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat. Stattdessen werden mit Smartphones oder Tablets und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Daten direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet.

Eingabemasken mit strukturierten Abfragen (Projekt, Ort, Gewerk, Auftrag, Unternehmer, Subunternehmer, Mangel, Beseitigungstermin, Priorität etc.) und Textbausteine beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird.

Da bei der Mängelverfolgung, Bautage-büchern oder Bautagesberichten auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Fristen. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, meist auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können meist in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweis-pfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können die Fotos auch verortet werden.

Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen sofort Aufmaße, Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, beispielsweise von Microsoft Outlook, übergeben werden. Beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlage-Funktion an Termine und wacht darüber, dass terminlich nichts anbrennt.

Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die wichtige Fragen beantworten kann: Wer war wann auf der Baustelle? Welche Zusatzarbeiten mussten erledigt werden? Wer hat noch welche Mängel bis wann zu beseitigen etc.? Diese Daten können auch später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.

Welche Lösungen gibt es?

Die Softwarebranche bietet eine Vielzahl an Baustellen-Dokumentationslösungen. So enthalten einige Programme für das Büro- und Projektmanagement (BMSP, Digitale Büromanager machen mobil, TGA 08-2015, Webcode  666684), das Internet-basierende Projektmanagement (IBPM, Planung im Team mit Plänen in der Cloud, TGA 07-2013, Webcode  542180) und teilweise auch AVA-Programme (Multifunktionale Bürowerkzeuge, TGA 06-2014, Webcode  591910) integrierte oder optionale Bautagebuch-Module.

Damit lassen sich Baustellenaktivitäten in Anlehnung an konventionelle Formulare, entweder am Büro-PC oder unmittelbar an der Baustelle am Mobil-PC digital erfassen. Der Vorteil liegt in der Integration: Projektdaten, wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc., müssen nicht mehrfach eingegeben werden – sie werden einfach vom jeweiligen Basisprogramm übernommen. Umgekehrt können Baustellen-Dokumentationen durchgängig in den anderen Modulen weiterverarbeitet werden, etwa bei der Bauzeitenplanung oder im Projektcontrolling.

Außerdem muss man sich nicht ständig an eine andere Benutzeroberfläche gewöhnen. Inzwischen wird auch eine beachtliche Anzahl spezieller Bautagebuch- und Mängelmanagement-Lösungen für stationäre oder mobile Hardware offeriert (Software minimiert den Aufwand, TGA 03-2013, Webcode  396867 und Rügen mit System, TGA 03-2014, Webcode  577853).

Vor allem diese, meist aus einer mobilen App für die Datenerfassung und einer stationären Bürosoftware für die Verwaltung und Auswertung bestehenden Lösungen, werden in diesem Produktvergleich vorgestellt. Die Preise für Baudokumentations-Programme liegen zwischen 100 und mehreren 1000 Euro, bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete teilweise Grundgebühren für die Online-Datenspeicherung, -Synchronisation und -Wartung etc. hinzu.

Und was ist für wen geeignet?

Bautagebuch-Apps sind auf die Erstellung von Bautagebüchern oder Bautagesberichten spezialisiert. Sie ermöglichen Angaben zur Witterung, beschäftigten Arbeitern, Fremdfirmen, Behinderungen, Änderungen, besonderen Vorkommnisse etc. und dienen der Dokumentation von Bauabläufen.

Spezielle Lösungen für das mobile Mängelmanagement unterstützen die Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung, Verteilung und Nachverfolgung von Mängeln und Mängelrügen. Die meisten Lösungen sind auf einen bestimmten Bereich spezialisiert, einige können mehreres gleichzeitig.

Die Apps für die mobile Datenerfassung laufen auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten, während der stationäre Teil, die Büro-Anwendung, meist unter Windows läuft. Web-Anwendungen sind plattformunabhängig.

Unterschiede gibt es in Bezug auf Dokumentations- und Auswertungsfunktionen, die Einsatzmöglichkeiten oder die Zielgruppe: Baustellen dokumentieren oder Mängel erfassen können alle dafür ausgelegte Apps mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funktionen und Automatismen die Software für die daran anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand.

Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben beispielsweise per Google Docs zu erfassen oder zwischen Planungs-, Material-, Montage- und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können und so weiter.

Wichtig sind ferner eine intuitive Bedie-nung, aber auch Zusatzfunktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Mängelauswertung, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können.

Auch eine Einbindung in die bestehende Bürosoftware-Umgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Datenübenahme und -übergabe, einen Datenabgleich etc. sind wichtig.

Optimierungsbedarf gibt es im Hinblick auf die kabellose Übernahme von Messdaten: Derzeit sind erst wenige Apps in der Lage, Messdaten per Bluetooth-Funkstandard zu importieren – etwa von Laser-Distanzmessgeräten, Thermografie-Kameras, Feuchtefühlern etc. Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist.

Mobile Technik macht`s möglich

Mobile Dokumentationslösungen machen sich die Popularität und die Vorteile der intuitiv bedienbaren Smartphones und Tablet-PCs zunutze: Die Erfassungs-Apps lassen sich einfach per Fingergesten bedienen, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentieren und über die Display-Tastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung kommentieren.

Ob sich Smartphones, die größeren Phablets, Tablets oder Convertibles mit drehbarer oder aufsteckbarer Tastatur besser eignen, muss jeder für sich entscheiden. Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gerätehülle etc.) robust gemacht werden, damit Baustellenstaub und -nässe nicht zum Problem werden.

Damit Mängelprotokolle von der Baustelle aus versandt werden können, ist eine mobile Internet-Verbindung Voraussetzung, sollte jedoch keine Bedingung sein, um Mängel oder Baustellenaktivitäten zu erfassen. Sind die Daten per Mobilfunk übermittelt, werden die mobil erfassten Daten sofort mit den Bürodaten abgeglichen.

Die Zukunft gehört wohl den cloudbasierten Lösungen. Damit können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte, wie etwa Planer, Unternehmer, Subunternehmer oder der Bauherr haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Berichte jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern oder sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren.Marian Behaneck

Weitere Infos / Quellen

[1]  www.erwin-ruff.de/bautagebuch.html Bautagebuch-Infos

[2] de.wikipedia.org/wiki/Bautagebuch Bautagebuch-Basisinfos

[3] Aschenbrenner, H., Metzger, B., Hopfensperger, G., Onischke, S.: Baumängel und Bauschäden erkennen und erfolgreich reklamieren. Freiburg: Haufe-Lexware, 2009

[4] Binder, F.: Entwicklung eines webbasierten Informationssystems für die Zwecke der Bauprozesssteuerung (Diplomarbeit). München: GRIN-Verlag, 2009

[5] Müller, K.: Dokumentation im Bauprojekt, Netzwerk Bau-Publikation Nr. 17-013. Graz, Eigenverlag, Download auf www.wmlaw.at

[6] Würfele, F., Bielefeld, B., Gralla, M.: Bauobjektüberwachung: Kosten, Qualitäten, Termine, Organisation, Leistungsinhalt, Rechtsgrundlagen, Haftung, Vergütung. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2012

Weitere Anbieter (Auswahl)

www.baumaengel-verwaltung.ch

www.kollaborateure.com

www.cosoba.de

www.iprot.info

www.netcos.de

www.olmero.ch

www.projektpro.com

www.sj-software.de

www.sturm-drang.com

www.xanario.de

  • 2  Mit Smartphones oder Tablets und den passenden Apps lassen sich der Baufortschritt, Mängel oder Behinderungen direkt vor Ort in Wort und Bild erfassen.

  • 3  Im Plan verortete Fotos und Textkommentare bilden die Grundlage für eine nachvollziehbare Baustellendokumentation.

  • 4  Die mobile Vor-Ort-Erfassung und sofortige Zuordnung der Daten hat viele Vorteile.

  • 5  Ist die Oberfläche und Benutzerführung auf allen Rechnern identisch, vereinfacht das die Bedienung.

  • 6  Baudokumentationslösungen bestehen meist aus einer mobilen Erfassungs-App und einer stationären Büro-Auswertungs-software.

  • 7  In BMSP-, IBPM- oder AVA-Basissoftware eingebundene Dokumentations-Module bieten Vorteile im Workflow.

  • 8  Pinnadeln symbolisieren Baumängel mit unterschiedlichem Bearbeitungsstand, die mit Detailinformationen hinterlegt sind.

  • 9  Die meisten Dokumentationslösungen sind plan-, teilweise auch LV-orientiert.

  • 10  Grafische Auswertungen ermöglichen einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge.

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