TGA Management

TGA Ausgabe 09-2017
Brandschutzdokumentation

Digitaler Lebenslauf für den Brandschutz


1 Smarter dokumentieren: Eine digitale Dokumentation rationalisiert die Erfassung und das Management brandschutzrelevanter Details und Maßnahmen.

1  Smarter dokumentieren: Eine digitale Dokumentation rationalisiert die Erfassung und das Management brandschutzrelevanter Details und Maßnahmen.

Spezielle Apps minimieren den Aufwand für die Dokumentation brandschutzrelevanter Maßnahmen und Mängel. Welche Lösungen gibt es, was können sie und wie unterscheiden sie sich?

Kompakt informieren

Das manuelle Dokumentieren von Brandschutzmaßnahmen oder Brandschutzbegehungen ist aufwendig, unterbleibt deshalb häufig oder wird nicht mit der notwendigen Sorgfalt ausgeführt.

Die digitale Brandschutzdokumentation rationalisiert Prozesse und steigert die Rechtssicherheit.

Spezielle Apps unterstützen Planer, Handwerker und Gebäudebetreiber durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen, durch die digitale Vor-Ort-Erfassung und gleichzeitige Zuordnung von Informationen.

Webbasierte Lösungen ermöglichen zudem die Einbindung aller Projektbeteiligten, verbessern die Koordination und schaffen Voraussetzungen für den Aufbau einer Informationsdatenbank für die spätere Nutzungsphase.

Häufig wird sie unterschätzt, doch die Dokumentation vorbeugender Brandschutzmaßnahmen ist wichtig. Nicht nur, weil sie die Sicherheit der Bewohner/Nutzer verbessert. Sie ist für Brandschutzplaner, ausführende Unternehmer und Betreiber auch ein Selbstschutz im Hinblick auf mögliche Haftungsforderungen.

Darum sollten Planer den Zustand des baulichen und anlagentechnischen Brandschutzes von Gebäuden bei der Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung stets dokumentieren. Schließlich kann schon am Tag nach der Abnahme eine Brandabschottung durch die unsachgemäße Durchführung eines Kabels oder einer Rohrleitung beschädigt werden. Kommt es später dadurch zu Schäden, lässt sich der ordnungsmäßige Zustand mit einem dokumentierten Foto schnell nachweisen.

Auch für Gebäudebetreiber bieten Dokumentationen Rechtssicherheit, zumal beispielsweise der anlagentechnische Brandschutz regelmäßigen Prüfintervallen unterliegt, was bei großen Gebäuden mit zahlreichen Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Brandschutztüren, Brandmelde- und Feuerlöschanlagen etc. schnell zu einer Herausforderung werden kann. Brandschutzdokumentationen sind deshalb keine unnötige Bürokratie, sie unterstützen vielmehr die Organisation und Kontrolle der Brandschutzmaßnahmen und schaffen Sicherheit.

Vorteile digitaler Dokumentation

Um den Aufwand möglichst gering zu halten, ist die Verwendung digitaler Dokumentationswerkzeuge empfehlenswert. Ausführende Unternehmen können damit einfacher und schneller die korrekte bauliche Ausführung von Brandschutzarbeiten nachweisen, Planer und Brandsachverständige können sie rationeller und effizienter inspizieren und auf mögliche Mängel untersuchen. Mobile Softwarelösungen ermöglichen eine multimediale Vor-Ort-Dokumentation von baulichen Maßnahmen oder Brandschutzbegehungen.

Da mit dem Baufortschritt entscheidende Details später oft nicht mehr sichtbar sind, ist eine zeitnahe Dokumentation besonders wichtig. Deshalb sind einfach bedienbare, zeitgemäße mobile Werkzeuge erforderlich, die eine unkomplizierte, flexible Vor-Ort-Dokumentation ermöglichen.

Mobile Dokumentationswerkzeuge nutzen deshalb die intuitiven Bedienungsmöglichkeiten von Smartphones und Tablet-PC und deren integrierte Fotofunktion. Sie erübrigen das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet.

Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Symbol-, Produkt- und Textdatenbanken beschleunigen die Dokumentation und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Durch Medienbrüche bedingte Mehrarbeit und Fehler werden vermieden und Arbeitsabläufe rationalisiert.

Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Mängelbeseitigungsfristen. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen.

Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Berichte, Mängelprotokolle oder Reports generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, beispielsweise von Microsoft Outlook übergeben werden. Werden die Daten in der Cloud abgelegt, sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Die erfassten Daten können von den Beteiligten aktualisiert, ergänzt und ausgewertet werden. Verantwortliche können stichprobenartig den Ausführungsstand überprüfen und auch die Abstimmung zwischen Monteur, Bauherrn, Architekt und Bauaufsicht wird einfacher.

Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem quasi sukzessive eine Informationsdatenbank, die in der Bau- und Nutzungsphase wichtige Fragen beantworten kann: Wer hat noch welche Mängel bis wann zu beseitigen etc.? Wann müssen welche Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden? Was ist wann ausgetauscht worden? Diese Daten können auch später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.

Was bietet der Markt?

Die Softwarebranche offeriert inzwischen eine Vielzahl an Dokumentationslösungen (Smarter dokumentieren, TGA 06-2017,   769755 und Info-Kasten). Sie bestehen meist aus einer auf mehreren Smartphones oder Tablets installierbaren App für die mobile Datenerfassung und einer stationären Bürosoftware. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten an Ort und Stelle digital dokumentieren und die gewonnenen Informationen am Büro-PC auswerten und verwalten.

Die meisten Lösungen sind für die Aufnahme, Beschreibung und Zuordnung von Mängeln und das Mängelmanagement ausgelegt. Einige lassen sich modular für spezielle Tätigkeiten und Bereiche aufrüsten, wie etwa die Kontrolle der Arbeitssicherheit oder die Sammlung von Daten für den späteren Gebäudebetrieb.

Speziell für die Brandschutzdokumentation konzipiert oder entsprechend modular erweiterbar sind die im Folgenden beschriebenen Lösungen. Die meisten davon sind sowohl für Ausführende, wie Elektriker, Lüftungs-, Heizungs-, Sanitär-, Trocken- und Akustikbauer oder Montageunternehmen für Brandschutzelemente als auch für Planer, Bauleiter und Brandschutzbeauftragte, Gebäude- und Anlagenbetreiber geeignet. Mit Ausnahme von Apodixis und des Hilti CFS-DM Brandschutz Dokumentationsmanagers sind alle Lösungen brandschutzprodukt-neutral, wobei die Datenbanken individuell erweiterbar sind.

Zugehörige Apps für die mobile Datenerfassung sind wahlweise auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten lauffähig, in der Regel kostenlos und auf beliebig vielen Endgeräten installierbar, sodass auch eine spontane Erfassung mit einem auf der Baustelle gerade verfügbaren Mobilgerät möglich ist.

Die stationäre Büroanwendung läuft meist unter Windows oder es handelt sich um eine plattformunabhängige Weblösung. Die Preise für Brandschutzdokumentationsprogramme liegen zwischen 900 und mehreren 1000 Euro, bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete ab etwa 50 Euro teilweise Grundgebühren für die Online-Archivierung, -Synchronisation und -Wartung etc. hinzu.

Wie unterscheiden sich die Produkte?

Alle Produkte sind in der Lage, die brandschutztechnische Situation auf der Baustelle zu dokumentieren. Unterschiede gibt es in Bezug auf die Einsatzbereiche. Sie reichen von der Erfassung brandschutztechnisch relevanter Details und erforderlicher Maßnahmen, inklusive Aufmaß-, LV- bzw. Angebots- und Rechnungserstellung, über die abnahmefähige Eigendokumentation ausgeführter Maßnahmen mit allen Pflichtangaben und Übereinstimmungserklärungen, die Inspektion, Kontrolle und Mängelerfassung durch Brandschutzfachleute, bis hin zur FM-gerechten Brandschutzdokumentation inklusive aller Informationen zum Bauteil, zu Prüfintervallen, Kontrollterminen, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen und Produktinformationen.

Auch hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzsymbole, Brandschutzprodukte, Textbausteine, Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen unterscheiden sich die Produkte deutlich. Während einige Programme beispielsweise alle VdS-Textvorlagen, Checklisten und Protokolle inklusive kompletter Brandschutz-Symbolik nach DIN EN ISO 7010, DIN 4844-2 oder DIN 14 034-6 [1, 2, 3] mitliefern, müssen sich Anwender anderer Lösungen alles individuell zusammenstellen.

Auch Brandschutzprodukt-Datenbanken mit den entsprechenden Zulassungen sind unterschiedlich gefüllt. Sind auf der Baustelle verwendete Produkte bereits im System gespeichert, müssen sie vom Anwender nicht neu definiert werden. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, Vorher/Nachher-Fotos aufzunehmen, zu bearbeiten und diese im Plan zu verorten, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben beispielsweise per Google Docs zu erfassen, beliebig viele Attribute oder Dokumente zu ergänzen und so weiter.

Entscheidend für eine Anschaffung ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung und Reporterstellung bereithält. Zur Auswertung sollte beispielsweise die Möglichkeit gehören, Mängel projektübergreifend auszugeben, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können.

Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf Baustellen nicht immer gewährleistet ist.

Welche Lösungen gibt es?

Apodixis: Mit dieser speziell für die Brandschutz-Dokumentation konzipierten Weblösung können ausführende Gewerke oder Gebäudebetreiber Brandabschnitts-, Raum- und Maßnahmendaten per Smartphone oder Tablet erfassen und über die Zuordnung von Vorher/Nachher-Fotos dokumentieren. Keine abnahmerelevante Information kann vergessen werden. So werden beispielsweise Herstellungsdatum, Feuerwiderstands-Klassifikation, amtlicher Nachweis und Gültigkeitsdauer als Pflichtangabe gefordert und mit der Konstruktion abgespeichert. Berechtigte können von jedem Standort aus auf abnahmefähige Brandschutzdokumentation mit Übereinstimmungserklärung zugreifen oder neue erstellen. www.apodixis.com

BS-Doku ist eine onlinebasierende Dokumentationssoftware zum Erstellen und Verwalten von Brandschutz-, respektive Sanierungskonzepten, Ausschreibungen und Angeboten, Brandschutzdokumentationen oder Abnahmeroutinen. Dazu werden im Grundrissplan gewerkespezifische Piktogramme positioniert, über die der Bearbeitungsstatus, Fotos und Dokumente aufgerufen werden können. BS-Doku ermöglicht eine gewerkeübergreifende Dokumentation und Überwachung der Ausführung, eine schnelle Mängelaufnahme sowie die Überwachung und Instandhaltung von Gebäuden nach ihrer Fertigstellung. Durch die detaillierte Erfassung werden Arbeiten der einzelnen Gewerke nachvollziehbar, was beispielsweise die Abrechnung vereinfacht. www.wuerth.de

Cheqsite ist eine digitale Audit- und Inspektionssoftware. Zusammen mit der Software werden Vorlagen für verschiedene Prüfungen geliefert, etwa für Arbeitsmittelprüfungen, Gefährdungsbeurteilungen oder Instandhaltungsarbeiten. Alternativ lassen sich auch individuelle Prüflistenvorlagen erstellen. Mängel lassen sich direkt vor Ort mit Fotos, Videos oder Audiodateien dokumentieren und per Barcodes oder QR-Codes verorten. Standardisierte Prüfberichte können über integrierte Kommunikationsfunktionen, wie E-Mail, Dropbox, Google Drive, FTP etc., mit Kunden und Auftraggebern geteilt werden. Mit den Apps für Smartphones, Tablets und Desktop-Computer wird der gesamte Prüfprozess von der Vorbereitung von Prüflisten, der eigentlichen Prüfung vor Ort bis hin zur Dokumentation der Prüfergebnisse digitalisiert und automatisiert. www.cheqsite.de

Foto Experience: Mit dieser auf der Dokumentationslösung OpenExperience basierenden App kann der Anwender anhand vorgegebener Schritte Brandschutzmaßnahmen aufnehmen und anhand von Fotos dokumentieren. Die erfassten Aufnahmen werden zentral verwaltet und stehen allen Beteiligten entsprechend ihrer Berechtigungen zur Verfügung. So können Verantwortliche jederzeit stichprobenartig den Ausführungsstand begutachten. Per QR-Code lässt sich jedes Objekt schnell und eindeutig identifizieren. Über ein automatisiertes Berichtswesen werden langwierige Tätigkeiten rationalisiert und Arbeitsabläufe beschleunigt. www.openexperience.de

Hilti CFS-DM Brandschutz Dokumentationsmanager unterstützt das Erstellen abnahmefähiger Dokumentationen für Abschottungen mit Hilti-Brandschutzsystemen inklusive aller Nachweise. Brandschutzinstallationen oder Wartungsarbeiten können über das Smartphone dokumentiert werden. Dazu werden alle relevanten Informationen und Fotos erstellt, die Installationen dokumentiert bzw. die Lage der Abschottungen auf einem Plan markiert. Etiketten mit QR-Code vereinfachen die Dokumentation bei Nachbelegungen. Berichte lassen sich als PDF- oder Excel-Datei ausgeben, inklusive aller Zulassungsdokumente. Informationen zu jeder Abschottung können online abgerufen werden, sodass alle Parteien den gleichen Informationsstand haben und eventuelle Mängel nachbessern können. www.hilti.com

Kevox: Auch diese für verschiedene Fachdisziplinen erhältliche Dokumentationslösung lässt sich intuitiv bedienen. Bauteilsymbole werden einfach mit dem Finger auf den Plan gezogen. Alle Informationen zum Bauteil, wie Prüfintervalle, Gefährdungsbeurteilung, Kontrolltermine, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen oder Produktinformationen, sind hinterlegt und per Fingertip auf das Symbol aufrufbar. Über Notizen, Sprachaufnahmen und Fotos werden Mängel erfasst. Zahlreiche Filtermöglichkeiten beantworten wichtige Fragen: Welche Bauteile müssen geprüft werden, welche sind mangelhaft, wo existieren Gefahrenstellen? Im Hintergrund entstehen vollständige Begehungsberichte, Gefährdungsbeurteilungen, Bauteilhistorien und weitere Protokolle. www.kevox.de

Olmero Brandschutzdokumentation: Mit diesem Modul der Dokumentationslösung Olmero lassen sich über Fotos, Notizen oder Sprachmemos und Planverortungen lückenlose Dokumentationen erstellen. Die kostenlos auf beliebig viele Endgeräte ladbare Android- oder iOS-App ermöglicht eine mobile Aufnahme per Tablet oder Smartphone ohne Internetverbindung. Nachdem die Informationen mit der Olmero-Plattform synchronisiert wurden, können die Einträge beliebig gefiltert, ergänzt und weiterverarbeitet werden. Bei festgestellten Mängeln kann der zuständige Unternehmer direkt aus dem System heraus zur Behebung aufgefordert werden. Ebenso können Berichte generiert und weitergeleitet werden. www.olmero.ch

Themis: Als Arbeitsgrundlage dienen Brandschutz- oder Stockwerkpläne etc., auf welchen die Mängel und Objekte verortet werden. Durch frei gestaltbare Textvorlagen werden diese erfasst und können mit Fotos versehen werden. Zudem können Zuständigkeiten, Termine und Prioritäten definiert sowie externe Dokumente einzelnen Mängeln und Objekten zugewiesen werden. Für den Ablauf einer Begehung, können beliebige Checklisten (z. B. nach Zuständigkeit, Termin, Priorität etc.) erstellt und Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Jeder erfasste Zustand eines Mangels und Objekts wird nachvollziehbar gespeichert, somit hat man jederzeit einen Überblick über dessen Lebenslauf. www.themis-software.com

Cloud-Lösungen bieten Vorteile

Brandschutzdokumentationen werden nicht nur einmalig fällig, wenn das Gebäude erstellt wird. Insbesondere in Gebäuden besonderer Art und Nutzung sind aufgrund immer wiederkehrender Instandhaltungsarbeiten, Nutzungsänderungen, Umzügen oder Systemwechseln permanente Brandschutzarbeiten erforderlich. Daraus resultiert auch ein Bedarf an kontinuierlichen Brandschutzdokumentationen, die Änderungen zeitnah erfassen und den aktuellen Stand allen Beteiligten kontinuierlich verfügbar machen.

Die Zukunft gehört deshalb cloudbasierten Lösungen. Damit können auf der Baustelle oder im Objekt erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Dokumentationen jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern oder sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren. Das vereinfacht die Abstimmung und kann die Qualität von Brandschutzmaßnahmen verbessern. Marian Behaneck

Literatur

 [1] DIN EN ISO 7010 Graphische Symbole – Sicherheitsfarben und Sicherheitszeichen - Registrierte Sicherheitszeichen (ISO 7010:2011). Berlin: Beuth Verlag, Dezember 2012

 [2] DIN 4844-2 Graphische Symbole - Sicherheitsfarben und Sicherheitszeichen – Teil 2: Registrierte Sicherheitszeichen. Berlin: Beuth Verlag, Dezember 2012

 [3] DIN 14034-6 Graphische Symbole für das Feuerwehrwesen – Teil 6: Bauliche Einrichtungen. Berlin: Beuth Verlag, April 2016

 [4] Juch, M., Schnippenkötter, M.: Praxis Bauüberwachung, aus: BS 1/2015. Gütersloh: Bauverlag, BS Brandschutz 1-2015

 [5] Lippe, M.: Brandschutztechnische Dokumentation ist unverzichtbar. Planegg: IHKS Industrieverband Heizungs-, Klima- und Sanitärtechnik Bayern, Sachsen und Thüringen IHKS-Fachjournal 2010, Download auf www.ihks-fachjournal.de: www.bit.ly/tga1089

 [6] Müller, K.: Dokumentation im Bauprojekt. Graz: Netzwerk Bau-Publikation Nr. 17-013, Eigenverlag, Graz 2013, Download auf www.wmlaw.at: www.bit.ly/tga1090

 [7]  www.vds.de/brandschutz/richtlinien VdS-Brandschutzrichtlinien

 [8]  www.baua.de Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

 [9]  www.feuertrutz.de Verlag für Brandschutzpublikationen

[10] de.wikipedia.org/wiki/brandschutz Brandschutz-Basisinfos

Weitere Produkte / Anbieter (Auswahl)

Aconex Field ( www.aconex.com ), bau-mobil ( www.connect2mobile.de ), Baudokumentation smart & easy ( www.weka.de ), Baumängel-Verwaltung ( www.baumaengel-verwaltung.ch ), BauProCheck Mängelverfolgung ( www.bauprocheck.de ), Baustelle 4.0 ( www.datengut.de ), Bautagebuch 2017, Mobile App ( www.vordruckverlag.de ), BIM 360 Field ( www.autodesk.de ), DefectRadar ( www.defectradar.com ), docma MM ( www.edr-projekt.com ), Docu Tools ( www.docu-tools.com ), ed Controls ( www.edcontrols.com ), mobiPlan ( www.eyeled.de ), Plaans ( www.mikavaa.com ), Podio ( www.kollaborateure.com ), Printz ( www.bau-printz.de ), pro-def ( www.pro-def.de ), Pro-Report ( www.pro-plan.de ), Prof-B-03m ( www.kribus.de ), Projektdocu ( www.projectdocu.com ), QManager ( www.qmanager.de ), Sablono Plattform ( www.sablono.com ), Sfirion.Journal ( www.sfirion.de ), Skillbaudoc ( www.skillsoftware.de )

  • 2  Die Brandschutzdokumentation verbessert nicht nur die Sicherheit – sie ist auch für Brandschutzplaner, ausführende Unternehmer und Betreiber ein Selbstschutz im Hinblick auf mögliche Haftungsforderungen.

  • 3  Mit Smartphone- oder Tablet-Apps lassen sich die ordnungsgemäße Ausführung oder Mängel direkt vor Ort in Wort und Bild erfassen.

  • 4  Brandschutz-Dokumentationslösungen bestehen aus einer mobilen Erfassungs-App für Smartphones oder Tablets und einer Desktop-Auswertungssoftware.

  • 5  Etiketten mit Barcode oder QR-Code ermöglichen die schnelle und eindeutige Identifizierung von Objekten.

  • 6  Die einfache Bedienbarkeit von Dokumentations-Apps basiert auf der intuitiven Bedienung und der integrierten Fotofunktion von Mobilgeräten.

  • 7  Was auf der Baustelle per Android- oder iOS-App erfasst wird, …

  • 8  … kann anschließend als automatisch erstellter PDF-Bericht über E-Mail-Verteiler an alle Beteiligten versandt werden.

  • 9  Die einzelnen Lösungen unterscheiden sich hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzprodukte, Textbausteine, Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen.

  • 10  Alle Informationen zum Bauteil, wie Prüfintervalle, Gefährdungsbeurteilungen, Kontrolltermine, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen oder Produktinformationen können hinterlegt und per Fingertip auf ein Symbol aufgerufen werden.

  • 11  Mobile Dokumentationslösungen bieten viele Vorteile, sie sollten aber robust und einfach bedienbar sein.

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