Planung im Team mit Plänen in der Cloud

Kompakt informieren

• Herkömmliche Planaustausch-Methoden haben viele Nachteile: Sie sind langsam, aufwendig, ineffizient und bieten keine ausreichenden Kontrollmöglichkeiten, wer, was, wann erhalten hat.
• Die bisher überwiegend für große Bauprojekte genutzten Internet-basierenden Projekträume könnten technische Entwicklungen und Trends jetzt auch für kleinere Projekte salonfähig machen.
• Die Projektraum-Nutzung setzt nicht nur die Wahl eines passenden Betreibers im Hinblick auf Leistungsumfang, Zuverlässigkeit, Datensicherheit etc. voraus, sondern auch Selbstdisziplin und Konsequenz aller Projektbeteiligten.

Die kooperative Planung und Ausführung komplexer Projekte stellt beson­dere Anforderungen an den Informationsaustausch unter den Projektbeteiligten. Neben Briefen müssen Aktennotizen, Protokolle, Termine, Verträge, Rechnungen, Ausschreibungstexte, Kostenschätzungen, Angebote, Produktinformationen, Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungspläne, Fotos und Videos ausgetauscht werden. Mussten beispielsweise früher Pläne kopiert oder mehrfach ausgedruckt, in eine Planausgabeliste eingetragen, mit einem Anschreiben versehen, verpackt und anschließend postalisch versandt werden, geht das heute erheblich einfacher per E-Mail – mit Anhang oder Download-Link.

Problematisch wird es, wenn man den Überblick verliert, welcher Partner, welches Dokument, wann und mit welchem Aktualitätsstand erhalten hat. Man hat weder die Sicherheit, dass eine Nachricht auch tatsächlich ange­kommen ist, noch lässt sich im Streitfall zweifelsfrei belegen, dass wichtige Dokumente pünktlich zugestellt wurden. Hinzu kommt das Sicherheitsproblem: unverschlüsselte E-Mails sind wie Postkarten, die Dritte problemlos ­einsehen können.

Was leisten IBPM, PKMS & Co.?

Virtuelle Projekträume, auch Projektkommunikations- und Management-System (PKMS) oder Internetbasierendes Projektmanagement-System (IBPM) genannt, ermöglichen nicht nur einen permanenten, strukturierten und dokumentierten Datenaustausch innerhalb von Projektteams. Zusätzlich bieten sie Kommunikations-, Projekt-, oder Dokumentenmanagement-Funktionen und unterstützen damit die Planung, Realisierung und Dokumentation von Bauprojekten Abb. 2 Abb. 3. Als ASP-Anwendungen (ASP: Application Service Providing) gehören sie zu den ersten Cloud-Lösungen in der Baubranche (Mehr als wolkige Versprechungen, TGA 09-2012, Webcode 373997).

Zu den zentralen Funktionen zählt die Ablage, Verwaltung und Verteilung aller projektrelevanten Informationen und Dokumente, was den zeitaufwendigen Papier- und den schnell unübersichtlichen E-Mail-Versand erübrigt. Ein externer Server dient dabei als Datenpool für Dokumente und sonstige Projektinformationen. Einer der großen Vorteile des Datenpools ist, dass alle Gewerke Einsicht in die Werkplanung der anderen haben. Will etwa der Haustechniker wissen, wie viel Platz zwischen Unterzug und abgehängter Decke für die Leitungsführung vorhanden ist, greift er einfach auf den entsprechenden Plan zu und muss diesen nicht erst umständlich anfordern.

Gepflegt wird der Server von einem PKMS-Dienstleister, der auch für die ständige Verfügbarkeit, Datensicherheit, Datensicherung und -archivierung sorgt. Entsprechend ihrer Zugriffsrechte haben sämtliche Projektbeteiligte die Möglichkeit, jederzeit, von überall und von jeder Hardware-Plattform aus auf die für sie freigegebenen Bereiche zuzugreifen: Angefangen beim Architekten und Bauherrn, über die Tragwerks-, TGA-, Küchenplaner und Innenarchitekten, bis zu den ausführenden Betrieben und sämtlichen Nachunternehmen.

Dokumente können in den gemeinsamen Datenpool hineingestellt (upload) oder heruntergeladen (download) werden. Über neue Inhalte werden alle Teilnehmer per SMS, E-Mail oder Fax informiert, bei besonders wichtigen Informationen (Bedenkenanmeldung, Mängelanzeige, Baustopp etc.) parallel auch über mehrere Kanäle. Sämtliche Aktivitäten werden im Hintergrund automatisch und nachvollziehbar protokolliert, was entsprechende manuelle Routinetätigkeiten überflüssig macht. Auch die komplette Projektkommunikation wird über einen zentralen Verteiler abgewickelt, damit kein Projektbeteiligter vergessen wird.

Der Zugang aller Projektteilnehmer erfolgt passwortgeschützt über einen beliebigen Web-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera etc.) – vom Büro aus per Breitbandkabel, respektive von der Baustelle per Mobilfunk. Es muss in der Regel weder eine Software installiert werden, noch muss die Hardware besondere Voraussetzungen erfüllen oder unter einem bestimmten Betriebssystem laufen. Der Zugriff ist per Büro-PC ebenso möglich wie mit Note-/Netbook, Tablet oder Smartphone. Lediglich ein stabiler, ausreichend schneller Internetzugang (Datenrate ab 1 Mbit/s) wird vorausgesetzt.

Nachdem sich der Projektteilnehmer in das IBPM-System mit Benutzername und Passwort eingeloggt hat, kann er ein bestimmtes Projekt, ein Gebäude, einen Bauabschnitt, ein Geschoss etc. auswählen, aktuelle Projektinformationen über Projektstände, Termine etc. einsehen sowie Dokumente einstellen oder abrufen. Alle Dokumente lassen sich mit einer Suchfunktion über bestimmte Abfragekriterien (Bezeichnung, Nummer, Erstellungs- und Änderungsdatum, Autor, Inhalt(e), Format etc.) gezielt aus dem Datenpool herausgreifen. Vor dem Herunterladen lassen sich die Dokumentinhalte mithilfe einer Vorschaufunktion oder eines Viewers anzeigen Abb. 4.

Per Redlining-Funktion können Dokumente oder Pläne mit Kommentaren, Korrekturen, Änderungswünschen und Prüfvermerken versehen werden Abb. 5, ohne den Inhalt zu verändern. Neben der Dokumentablage und Kommunikation bieten PKMS teilweise auch Ausschreibungs-, Projektmanagement- und ControllingWerkzeuge oder Webconferencing- und Desktopsharing-Funktionen. Mit letzteren kann man Besprechungen führen, ohne sich an einem Ort zu treffen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten (Chatten statt Jetten, TGA 09-2009, Webcode 256516).

Worauf sollte man achten?

Nach einem Boom zur Jahrtausendwende und einer darauf folgenden Konsolidierungsphase hat sich eine ganze Reihe von PKMS-Anbietern etabliert (siehe Info-Kasten). Die Lösungen reichen von einfachen Dokumentaustausch-Diensten bis hin zu umfassenden, auf die Baubranche spezialisierten Kooperationsportalen, über die sich neben Planern auch Investoren, Bauunternehmer, Hersteller und Händler vernetzen können. Teilweise werden nicht nur die Projektplanung und -durchführung, sondern auch die spätere Gebäudebewirtschaftung unterstützt.

Unterschiede gibt es deshalb in der Technik, vor allem aber im Funktionsumfang und im Preis. Während browserbasierende Systeme gegenüber Client-Server-Systemen, die eine zusätzliche Software-Installation erfordern, die Mehrheit bilden, gibt es deutliche Unterschiede im Funktionsumfang und in Details Abb. 6. Besonders wichtig bei bauspezifischen Systemen ist beispielsweise die Verwaltung von Plänen, die auf deren Besonderheiten eingehen sollte: Pläne sollten über mehrere, individuell definierbare Attribute beschrieben (Planinhalt, Status, Maßstab, Erstellungs-/Prüfdaten etc.), individuell über Plannummern etc. bezeichnet und mit mehreren Dateien verknüpft werden können (CAD-, PLT-, PDF-Datei, Massen-/Mengen-/Stücklisten, Visualisierungen etc.). Eine automatische Versionsverwaltung sollte für die geordnete Ablage älterer Plan- oder Dokumentver­sionen sorgen und die Versionshistorie nachvollziehbar machen können.

Wichtig sind auch Workflow-Funktionen: Damit ist nicht nur die Benachrichtigung der Teilnehmer über neue Inhalte gemeint, sondern auch die automatisierte Überwachung zuvor definierter Abläufe, die Zuweisung von Aufgaben und die Kontrolle von Terminen: Wer bekommt was? Wer muss was bis wann prüfen und wem weiterleiten etc.? Zu den weiteren, damit unmittelbar zusammenhängenden Anforderungen, gehören individuelle Einstellungen Abb. 7. Damit sollte sich das PKMS an Projekterfordernisse oder Abläufe anpassen lassen – möglichst in Eigenregie und ohne Programmieraufwand durch den Hersteller. Eine Mehrsprachfähigkeit ist Voraussetzung für den Einsatz im Rahmen internationaler Projekte.

Bereits zu Projektbeginn sollte auch die Frage geklärt werden, was nach Projektabschluss mit den Daten passiert, wer sie erhält und sich weiterhin darum kümmert und wie man die Daten auch über die Planungs- und Bauphase hinaus für den Bauherren nutzbar machen kann. Abgerechnet werden Leistungen von Projekträumen pauschal nach der Höhe der Bausumme, meist aber monatlich nach dem belegten Speicherplatz und/oder der Teilnehmeranzahl.

Ein kostenloses und unverbindliches „Hineinschnuppern“ ist bei vielen Anbietern über einen begrenzten Zeitraum (z.B. 30 Tage), eine maximale Datenmenge (z.B. 25 MB) oder eine maximale Teilnehmerzahl (z.B. 2 Teilnehmer) möglich. Weiterer Speicherplatz lässt sich jederzeit bei Bedarf anmieten. Wichtig ist, dass der Nutzungsvertrag monatlich kündbar ist. Für die Teilnehmer kommen außer den einmaligen Einrichtungs- und monatlichen Nutzungsgebühren noch die Kosten für den Internet-Zugang hinzu.

Trends beflügeln Projekträume

Die Möglichkeit, Pläne, Dokumente oder Informationen unterwegs oder auf der Baustelle am Smartphone oder Tablet-PC mit anderen Projektbeteiligten auszutauschen, beschleunigt Entscheidungen und rationalisiert Arbeitsabläufe Abb. 8. Deshalb kommen Virtuelle Projekträume bisher vor allem bei großen, international ausgeschriebenen Hoch- und Tiefbauprojekten ab einer Bausumme von 5 Mio. Euro zum Einsatz. Bei Großprojekten wird ein bestimmtes System häufig auch vom Bauherrn oder von Generalunternehmern als Austausch- und Kommunikations-Standard vorgegeben.

Kleine und mittlere Hochbauprojekte werden fast durchweg noch ohne PKMS-Unterstützung geplant und realisiert. Doch das könnte sich bald ändern. Zum einen gibt es mittlerweile auch für kleinere Projekte geeignete, einfache, preiswerte, branchenneutrale Online-Ablagesysteme (z.B. https://www.dropbox.com/, http://www.planbox.com, http://www.plan.io oder http://www.webforum.com ), die auch schon mit wenigen Projektpartnern (beispielsweise Architekt, Tragwerks- und TGA-Planer) Abläufe vereinfachen können. Zum anderen beflügeln aktuelle Trends, wie das Cloud Computing und das Mobile Computing auch Virtuelle Projekträume. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-Diensten steigt einerseits die Akzeptanz, andererseits wächst in den Hochschulen und Büros eine mit Cloud-Diensten vertraute Planergeneration heran.

Auch Daten und Schnittstellen haben sich verändert: Wurden die Vorteile eines gemeinsamen Datenpools bisher durch fehlende oder unzureichende CAD-Schnittstellen mehr oder weniger aufgehoben, bieten BIM¹⁾ und IFC²⁾ eine ideale Datenbasis für die fachübergreifende Kooperation (Wege aus der Sackgasse, TGA 08-2012, Webcode 369732). Ähnlich wie Projekträume, offerieren deshalb auch BIM-Server eine für das BIM-Datenmodell konzipierte Kooperationsplattform, allerdings weitgehend (noch) ohne die umfangreichen Workflow-, Projektmanagement- oder Controlling-Funktionen, wie sie umfassende Projekträume bieten.

Virtuelle Projekträume? Aber sicher!

Wer Virtuelle Projekträume schon genutzt und deren Vorteile praktisch kennengelernt hat, schwört in der Regel darauf. Die Mehrzahl der Planer und vor allem der ausführenden Unternehmen hält sich aber weitgehend zurück. Neben der traditionellen Zurückhaltung der Baubranche gegenüber Neuem waren über viele Jahre die Internet-Verbindungen der Hemmschuh. Langsame Datentransfers und Antwortzeiten stellten Anwender häufig auf die Geduldsprobe. Breitband-Internetverbindungen sind zwar in Städten und Ballungszentren Standard, in ländlichen Gebieten aber noch längst nicht flächendeckend verfügbar.

Vorbehalte, die eher psychologische als technische Ursachen haben, bestehen immer noch hinsichtlich des Datenschutzes, der Verfügbarkeit und der Ausfallsicherheit des Virtuellen Projektraums sowie der Sicherheit der Projektdaten. Für den Nutzer stellt sich das PKMS als virtuelle „Black-Box“ dar, was einen Kontrollverlust bedeutet. Er weiß weder, was mit seinen Projektdaten im Einzelnen geschieht, noch an welcher Stelle diese physikalisch gespeichert sind. Zwar versichern Anbieter, dass Daten nur über sichere Datenverbindungen mit automatischer Verschlüsselung transferiert werden. Ferner, dass nur zugriffsberechtigte, durch Benutzernamen und Passwort legitimierte Teilnehmer Zugang zu Projektdaten haben, die (möglichst) auf deutschen oder europäischen Servern abgelegt sind. Eine absolute Sicherheit vor unbefugtem Zugriff kann gleichwohl kein System bieten (der Versand per Post oder E-Mail allerdings auch nicht).

Als Problem kann sich die Verfügbarkeit der Daten erweisen. Zwar sind Serversysteme in der Regel redundant ausgelegt, sodass bei Ausfall eines Systems dessen Aufgabe sofort von einem Stand-by-System übernommen wird. Dennoch kann es zu Zugriffsproblemen kommen – etwa durch eine Störung beim eigenen InternetProvider.

So viel PKMS-Dienstleister für die Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit der Daten auch tun – sich ausschließlich darauf zu verlassen ist nicht ratsam. Notfallpläne (andere Kommunikationswege, alternative PKMS-Anbieter etc.) sind deshalb sinnvoll. Auch die automatische, mehrmals tägliche Sicherung durch den PKMS-Anbieter entbindet Nutzer nicht von der individuellen Datensicherungs-Pflicht. Es ist immer derjenige Projektbeteiligte für die Datensicherung eines Dokuments verantwortlich, der dieses neu oder verändert in den gemeinsamen Datenpool ablegt. Deshalb dürfen PKMS-Teilnehmer die individuelle Datensicherung keinesfalls vernachlässigen.

PKMS nützt, stellt aber auch Ansprüche

Die Bereitstellung von Projektdaten, Software- und Serviceleistungen per stationärem oder mobilem Internet bietet für Projektbeteiligte erhebliche Rationalisierungs- und Kostenvorteile, reduziert Abstimmungsfehler und verbessert den Planungs-Workflow. Untersuchungen zufolge lassen sich dadurch die Kosten für Planung und Kommunikation um rund 20 bis 30 % senken. Das ist einer der Gründe, weshalb Großprojekte heute nahezu ausschließlich über Virtuelle Projekträume abgewickelt werden.

Allerdings setzt ihre Nutzung die Beteiligung aller Projektpartner und viel Selbstdisziplin voraus. Eine PKMS-basierende Zusammenarbeit funktioniert nämlich nur dann effizient, wenn sich möglichst alle Projektbearbeiter beteiligen, Vorgaben einhalten und PKMS-Funktionen konsequent nutzen. Das bedeutet beispielsweise auch, dass der Planversand per E-Mail oder Post tabu ist. Auch an die neue Transparenz muss man sich erst gewöhnen Abb. 9: Da sämtliche Aktivitäten im Hintergrund automatisch protokolliert werden, lässt sich schnell nachvollziehen, wer seine Termine nicht eingehalten hat… Marian Behaneck

1) BIM: Building Information Modeling

2) IFC: Industry Foundation Classes, Standard zur digitalen Beschreibung von Gebäudemodellen.

Infos/Quellen (Auswahl)

Mersch, H.: Projekträume im Internet, Teil 1 und 2, aus: Deutsches Architektenblatt 2-2006 und 3-2006, Download: http://www.bit.ly/DAB_projektraeume

http://www.kommazwo.com/ibpm IBPM-Marktübersicht (Stand: 2001)

http://www.pmaktuell.org Projektmanagement-Magazin

https://www.projektmagazin.de/ Projektmanagement-Magazin

https://www.wikipedia.de/ Suchwort: „Virtueller Projektraum“

• Autodesk Buzzsaw <a href="http://www.autodesk.de" target="_blank">http://www.autodesk.de</a>
• Awaro Projektraum <a href="http://www.awaro.com" target="_blank">http://www.awaro.com</a>
• Eplass <a href="http://www.seib-itc.de" target="_blank">http://www.seib-itc.de</a>
• Legano <a href="http://www.legano.de" target="_blank">http://www.legano.de</a>
• McLaren FusionLive <a href="http://www.mclarensoftware.de" target="_blank">http://www.mclarensoftware.de</a>
• MyDocma <a href="http://www.edr-projekt.com" target="_blank">http://www.edr-projekt.com</a>
• PKM <a href="http://www.conclude.com" target="_blank">http://www.conclude.com</a>
• PlanNet/PlanTeam-Server <a href="http://www.wwbau.de" target="_blank">http://www.wwbau.de</a>
• pm. <a href="http://www.conject.com/de" target="_blank">http://www.conject.com/de</a>
• Poolarserver <a href="http://www.poolarserver.com" target="_blank">http://www.poolarserver.com</a>
• Projectplace <a href="http://www.projectplace.de" target="_blank">http://www.projectplace.de</a>
• ProjectWise <a href="http://www.bentley.de" target="_blank">http://www.bentley.de</a>
• Projektraum <a href="http://www.conetics.com" target="_blank">http://www.conetics.com</a>
• Teamspace <a href="http://www.teamspace.de" target="_blank">http://www.teamspace.de</a>
• think project! <a href="http://www.thinkproject.com" target="_blank">http://www.thinkproject.com</a>
• WinPlan++ Online <a href="http://www.netzwerkplan.de" target="_blank">http://www.netzwerkplan.de</a>

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