Gut gesteuert

TGA-Planer verstehen sich eher als Ingenieure und Techniker, selten als Manager oder „Controller“. Doch auch ein Planungsbüro für Haustechnik unterliegt den Regeln des Marktes. Angesichts immer schmälerer Gewinnmargen [1] ist neben Fachwissen auch kaufmännisches und betriebswirtschaftliches Know-how unerlässlich. Zusätzlich zu betriebswirtschaftlichen Themen spielen organisatorische Aspekte eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, ein Planungsbüro erfolgreich zu führen. So wird beispielsweise im Zeitalter moderner Informationstechnologien vor­ausgesetzt, dass der interne und externe „Workflow“ stimmt: Dass Informationen, Dokumente und Aufgaben binnen weniger Minuten zur richtigen Zeit am richtigen Ort beim richtigen Mitarbeiter bzw. Projektpartner vorliegen.

Das ist angesichts der Daten- und Informa­tionsflut nicht immer einfach. Schließlich sammelt sich während eines Projektes ein beachtlicher Datenbestand an: Neben einer Vielzahl an Dokumenten füllen voluminöse Pläne die Festplatte, respektive den Ordner- und Planschrank. Doch Büroverantwortliche müssen nicht nur Dokumente managen, sondern auch Mitarbeiter effizient einsetzen. Schließlich machen Personalkosten rund zwei Drittel der internen Kosten eines Planungsbüros aus. Neben dem Tagesgeschäft auch noch kontinuierlich zu prüfen, ob Mitarbeiter „am Ball bleiben“, wo die Projekte gerade „stehen“ und ob sie sich rechnen, ist eine Herausforderung. Zwar verfügen Ingenieurbüros inzwischen für jeden Bereich über eine Software – die Sekretärin hat ihre Textverarbeitung, der Bauzeichner sein CAD-, der Projektleiter sein AVA-Programm – nur der Büroinhaber nutzt häufig lediglich Taschenrechner, Telefon, Fax und E-Mail.

Wenn man sich vergegenwärtigt, wie lange man mit diesen Werkzeugen beispielsweise braucht, bis man mit mehreren Projektbeteiligten einen gemeinsamen Baustellentermin vereinbart oder bis man die Unterlagen findet, die man ­während eines Telefongesprächs gerade benötigt, wird schnell klar, dass viele Büroprozesse verbesserungsfähig sind. Häufig werden Entscheidungen verschoben oder auf einer unsicheren Informa­tionsbasis getroffen, nur weil Projektbeteiligte nicht ausreichend informiert, Maßnahmen zu spät eingeleitet, Aufgaben nicht pünktlich erledigt, ­Projektkosten und -termine überschritten werden. Büro- und (Projekt-)Management-Software für Planungsbüros (BMSP) verspricht Abhilfe.

Was BMSP leistet

Unter dem Kürzel BMSP werden alle Software-Lösungen für die kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Belange von Planungsbüros zusammengefasst. Sie ermöglichen das Planen, Steuern und Bewerten des wirtschaftlichen Erfolgs sowohl einzelner Projekte als auch des ganzen Büros. Da alle unternehmerischen Ein- und Ausgaben erfasst werden, sind kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Der Büroinhaber erhält dadurch eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Situation des Büros.

Darüber hinaus bieten vor allem Komplettlösungen weitere Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation. Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Kerndaten (Projekte, Adressen, Mitarbeiter) gruppieren sich mehrere Module für die Projektzeiterfassung, Projektdokumentation, Dokumentverwaltung, Ressourcenverwaltung, das Aufgaben- und Terminmanagement, die Bürokostenkontrolle etc.

Am Beispiel der Dokumentverwaltung werden die Vorteile einer integrierten BMSP deutlich. Geht im Büro ein Plan ein, so löst dies eine Kette von Aktionen aus: Vom Eintrag in ein Planeingangsbuch bis zur Archivierung des Plans. Jeder Aktion können ein Projekt, ein Bearbeiter, ein Bearbeitungsdatum und weitere Spezifikationen zugeordnet werden. Mittels ausgeklügelter Filterfunktionen kann nach diesen Kriterien gesucht werden. Damit lassen sich in Sekundenschnelle beispielsweise alle eingegangenen Haustechnik-Pläne eines bestimmten Bauabschnitts und Zeitraums auflisten und per Mausklick öffnen.

Kosten runter, Liquidität rauf

BMSP ermittelt nicht nur nach Projektabschluss die tatsächlich entstandenen Projektkos­ten – es können auch Kosten eingespart werden, indem unproduktive Tätigkeiten und Prozesse erkannt und vermieden werden. Das Ausschöpfen von Kosteneinsparpotenzialen führt schnell zu einer Verbesserung der Liquiditätssituation. Hinzu kommt die Erschließung neuer Einnahmequellen: Dank einer konsequenten Erfassung und Auswertung der Projekt- und Mitarbeiterzeiten lässt sich der durch Änderungswünsche der Bauherren entstandene Mehraufwand präzise beziffern. Er fällt nicht mehr, wie so oft, einfach unter den Tisch, sondern wird nachweisbar und kann so überhaupt erst abgerechnet werden.

Zum monetären kommt ein qualitativer Aspekt hinzu. Wiedervorlage-Funktionen verhindern, dass wichtige Vorgänge verloren gehen, Redundanzfehler aufgrund einer dezentralen Datenhaltung entstehen, Termine vergessen werden und vieles mehr. Das kann die Qualität von Planungsleis­tungen verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Was BMSP nicht leistet

BMSP kann Planer dabei unterstützen, Bürokosten zu senken, die wirtschaftliche Situation des eigenen Büros zuverlässig zu beurteilen und Projekte gewinnbringend abzuschließen. Doch rechnergestütztes Büro- und Projektcontrolling funk­tioniert nur dann, wenn Grundstrukturen einer halbwegs effizienten Büroorganisation schon vorhanden sind. Büromanagement-Software schafft per se keine Ordnung, sondern setzt Grundlegendes voraus: Etwa einen Organisationsplan, der festhält, wer welche Aufgaben mit welchen Werkzeugen erledigt, eine Projektstruktur, die festlegt, wo welche Informationen abgelegt werden oder Regelabläufe, die immer wiederkehrende, bewährte Tätigkeitsabfolgen definieren etc.

Da diese Dinge in den Büros unterschiedlich gehandhabt werden, sollte die Büromanagement-Software so flexibel sein, dass sie sich an vorhandene Bürostrukturen anpassen lässt und nicht umgekehrt. Eine weitere Voraussetzung ist Konsequenz: Was nützt die beste Software, wenn die Mitarbeiter Telefonnotizen weiterhin auf gelben Zetteln notieren oder sich Termine mit dem Knoten im Taschentuch merken? Ist die Software einmal im Büro, müssen alle Mitarbeiter – von der Sekretärin über den Büroinhaber und den Projektleiter bis zum CAD-Zeichner – damit auch konsequent arbeiten.

Was bietet der Markt?

Zahlreiche Programme aus verschiedenen Software-Kategorien unterstützen Planer bei der Steuerung und Kontrolle von Büro und Projekten: So unterstützt Büro- und (Projekt-)Management-Software für Planungsbüros das Management von Zeiten, Terminen, Dokumenten und Kosten, das Projektcontrolling oder die Honorarermittlung. Internet-basierende Projektmanagement-Lösungen (IBPM) wiederum bieten innerhalb virtueller Projekträume Ablage- und Verteilungsfunktionen für Pläne und Dokumente und sorgen für eine effi­ziente Projekt-Koordination und Kommunikation.

Aber auch Software für die Bauzeiten- und Ressourcenplanung sowie für die Ausschreibung und Abrechnung von Bauleistungen (AVA) wird immer häufiger durch Zusatzmodule für die Kostenplanung und Projektabwicklung ergänzt. Der etwas unscharfe Begriff Projektmanagement ist breit gefächert und tangiert unterschiedliche Aspekte der Planung. Es ist die Gesamtheit aller Aufgaben, die dazu nötig sind, Projekte zu führen, zu koordinieren, zu steuern und zu kontrollieren. Das Spektrum reicht von der internen und externen Steuerung von Projekten, dem Büro-, Termin-, Kosten- und Dokumentmanagement, der Koordination von Planung, Ausschreibung, Vergabe und Ausführung, bis zur vernetzten Kooperation und Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten.

Zwar wachsen aufgrund von Funktionserweiterungen oben genannte Software-Kategorien immer weiter zusammen, dennoch verfügen alle Produkte über bestimmte Schwerpunkte in einem Teilbereich. Nur wenige Softwarehersteller sind in der Lage, mit mehreren Produkten oder Modulen alle Bereiche komplett abzudecken. Daher sind Planer häufig gezwungen, parallel mehrere Lösungen von verschiedenen Anbietern einzusetzen, um alle Aspekte abzudecken, wobei sich jedoch teilweise Funktionsüberschneidungen ergeben. Mehr als 30 Büro-/Projektmanagement-Programme werden derzeit im deutschsprachigen Raum angeboten (siehe unten). Darunter befindet sich eine Vielzahl allgemeiner Lösungen, denen der Baubezug fehlt. Die Preise liegen je nach Produkt und Ausbaustufe zwischen 1000 und 5000 Euro.

Worauf man achten sollte

Wichtig für Kostenvergleiche: Für bestimmte Funktionen oder Module fallen bei den meisten Produkten zusätzliche Kosten an. Nicht vergessen werden sollten Schulungskosten und die Kosten für einen eventuellen Software-Wartungsvertrag. Da man mit dem Hersteller eine Beziehung eingeht (Stichworte: Updates/Upgrades, Wartung), sollte man sich auch diesen genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Lizenzen werden bereits eingesetzt? Wie häufig werden neue Versionen herausgegeben?

Wichtig ist, dass die modular aufgebaute Software Ihrer Bürostruktur, Ihren individuellen Anforderungen und spezifischen Aufgabenschwerpunkten gerecht wird und sich später ausbauen lässt. Sinnvoll ist auch, dass zunächst nur für jene Bereiche Module des Gesamtpaketes eingeführt werden, bei denen der Schuh am meisten drückt (Zeit­erfassung, Controlling, Dokumentmanagement etc.). Weniger ist auch hier am Anfang mehr.

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: In nahezu allen Büros ist eine AVA-Software bereits vorhanden (siehe auch TGA Fachplaner, 04-2007). Da aus Gründen einer durchgängigen Datennutzung und der Vermeidung von Datenredundanzen Funk­tionsüberschneidungen möglichst vermieden werden sollten, ist zunächst folgende Frage zu klären: Über welche Projektmanagement-Funktionen oder Module verfügt die aktuelle Version der eingesetzten AVA-Software mittlerweile und gibt es wichtige Aspekte oder Funktionen, die fehlen?

Erst dann sollte man sich Gedanken darüber machen, welche ergänzenden Werkzeuge man ­gegebenenfalls braucht. Besonders sinnvoll sind Funktionen für die Kostenplanung und -steuerung, Bauzeiten- und Ressourcenplanung, Kommuni­kation mit projektbezogener Korrespondenz, Termin- und Dokumenten-/Planverwaltung inklusive Versand, eine automatische Protokollierung/Dokumentation, das Projektcontrolling mit grafischer Darstellung des Projektstands sowie Büromanagement-Funktionen wie eine Zeiterfassung für die interne Projektkontrolle. Sind dazu unterschiedliche Werkzeuge erforderlich, sollte man speziell auf funktionierende Schnittstellen achten. Sie ermöglichen die Übergabe vorhandener Projektdaten – schützen aber nicht vor Mehrfacheingaben, D­atenredundanzen oder einer Nachbearbeitung von Daten.

Ohne Management geht es nicht

Erfolgreich ein Ingenieurbüro zu führen, ohne sich gleichzeitig auch um die betriebswirtschaftlichen Aspekte zu kümmern, ist heute nahezu unmöglich. Software für die Projekt- und Büroverwaltung ist daher nicht nur in wirtschaftlich schwierigen Zeiten unverzichtbar. Sie stellt Hilfsmittel, Mechanismen und Strukturen bereit, die den zeitlichen, personellen und organisatorischen Aufwand für die Bewältigung des täglichen „Bürokrams“ deutlich minimieren, Freiräume schaffen, die Qualität der Planungsleistung verbessern und die wirtschaftliche Sicherheit des Büros steigern können. Projekte und Büro laufen jedoch per se nicht besser, nur weil „Kollege Computer“ über Zeiten und Kosten wacht! Bauspezifisches Fachwissen, betriebswirtschaftliches Denken und eine mehrjährige praktische Erfahrung des Anwenders in nahezu allen Leistungsphasen ersetzt kein Programm. Marian Behaneck, Jockgrim

Literatur

[1] Hommerich-Gutachten: http://www.ingkbw.de/03_information/Hommerich-Ingenieure.pdf

[2] BMSP-Marktübersicht: http://www.aec-office.de

[3] PeP-7-Praxisinitiative und -Kennzahlen: http://www.pep-7.de

Verband der Projektmanager in der Bau- und Immobilienwirtschaft: https://dvpev.de/

Marktstudie Projektmanagement: http://www.ispri.de

Infozentrum Managementsoftware: http://www.managementsoftware.de

Projektmanagement-Fachmagazin: http://www.pmaktuell.org

Das Angebot von Büro- und Management-Software für Planungsbüros ist mittlerweile ebenso viel­fältig wie unübersichtlich [2]. Zwar ermitteln die meisten Programme betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die Aufschluss über die wirtschaftliche Lage des Büros geben. Bisher fehlte jedoch eine ein­deutige Definition der Kennzahlen ebenso wie eine Festlegung auf einheitliche Berechnungswege. Damit diese Kennzahlen auch büroübergreifend vergleichbar sind und mit vorhandenen Branchenkennziffern in Beziehung gesetzt werden können, müssen die Programme von gleichen Voraussetzungen ausgehen. Für diese einheitlichen Basisdaten sorgen die von der Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro definierten PeP-7-Kennzahlen [3]. Dazu zählen Faktoren wie Umsatzrendite, ­Umsatz/Mitarbeiter, Arbeitskostenquote, ­Projektstundenanteil, mittlerer Bürostunden­umsatz, Gemeinkostenfaktor und Stundenaufwand. Ein Vergleich mit aktuellen Branchen-Kennzahlen zeigt, wo ein Planungsbüro besser ist als der Durchschnitt oder wo dringend Handlungsbedarf besteht und gegen­gesteuert werden muss. Aktuelle Durchschnittswerte können online abgerufen und mit den eigenen Werten verglichen werden. Das PeP-7-Prüf­siegel erhalten nur BMSP-Programme, die ­diese standardisierten Kennzahlen verwenden. Damit bietet es ein gewisses Qualitätsmerkmal, das die Qual der Wahl etwas erträglicher macht. Derzeit sind sechs Programme PeP-7-zertifiziert (Stand: 10/2009).

3pleP Project Suite http://www.3pleP.com

ABK7 http://www.abk.at

Acclaro^*) http://www.acclaro.de

ArchiFile http://www.archifile.de

BAU4all http://www.sds-bausoftware.com

BKS Win http://www.heitker.de

Büro[+] http://www.ocm-software.de

BUILDUP hp http://www.bauer-software.de

Docma http://www.edr-projekt.com

KOSTENpunkt http://www.koelsch-konsorten.de

MBusiness https://www.mbyte.at/

OfficeWare http://www.officeware.de

IsyControl^*) http://www.isycontrol.de

PMCA http://www.pmca.de

PR-PRO^*) http://www.loreg.de

Pre2 http://www.pre2.de

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RIB office http://www.rib.de

S-Control http://www.kbld.de

SDR-Optimus http://www.sdr.at

SJ Office http://www.sj-software.de

SMART http://www.software-fs.de

Start+ http://www.startp.de

StaWare InfoCenter http://www.staware.com

SV ProKalk http://www.salveter.de

untermStrich^*) http://www.untermstrich.com

Visuplus https://www.visuplus.com/

VVW Control^*) http://www.vordruckverlag.de

Wiko^*) https://www.wiko.de/

Workflow Manager http://www.kla-solutions.de

ZT-Office http://www.mursoft.at

^*) Software mit PeP-7-Prüfsiegel.