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Da die Erstellung, der Versand, die Prüfung, Freigabe und Archivierung von Papierrechnungen zeit- und kostenaufwendig ist, wurden zur Vereinfachung und Automatisierung des Rechnungsaustausches zwei Standardformate für elektronische Rechnungen geschaffen: XRechnung und ZUGFeRD.
Sie sparen Porto-, Druck- und Papierkosten und rationalisieren Arbeitsabläufe. Allerdings setzt dies voraus, dass alle Programme in der Prozesskette, Rechnungsprüfung, Buchung und Überweisung etc., diese Datenformate verarbeiten können.
Noch druckt die Hälfte aller mittelständischen Unternehmen Umfragen zufolge ihre Rechnungen aus, steckt sie erst ins Kuvert und dann in den Briefkasten. Und vier von zehn Unternehmen drucken eingehende E-Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus und / oder geben die Rechnungsdaten nochmals manuell in das eigene System ein.
Die Gründe sind vielfältig. So herrscht etwa die Meinung vor, E-Rechnungen zu erstellen sei zu kompliziert. Das war tatsächlich so, weil Online-Rechnungen eine elektronische Signatur aufweisen mussten, sonst waren sie nicht vorsteuerabzugsfähig. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 sind E-Rechnungen auch ohne elektronische Signatur mit klassischen Papierrechnungen gleichgestellt.
Auch das spricht für E-Rechnungen: Spätestens ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Annehmen und verarbeiten müssen öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen bereits seit Ende November 2018 bzw. 2019.
Bild: DATEV
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen. Das spart Arbeitszeit und Material, weil Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum Briefkasten gebracht werden müssen. Per E-Mail versandte Rechnungen
sind zudem schneller beim Kunden, als per Post. Das verkürzt den Zeitraum bis zum Zahlungseingang.
Auch ökologisch bieten E-Rechnungen Vorteile: Der Verbrauch an Energie, Papier, Tinte oder Toner verringert sich, ebenso die Freisetzung von Feinstaub und flüchtigen organischen Verbindungen (VOC). E-Rechnungen lassen sich zudem im Computer per Suchbefehl schneller finden als in einem Ordner abgelegte Papierbelege.
Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale pro Rechnung zwischen 1,5 Euro für Papier, Porto, Druck etc. und 11 Euro, wenn man Lohnkosten hinzuzählt. Letztere lassen sich allerdings nur dann einsparen, wenn neben der Erstellung, Versendung, Übermittlung und Annahme auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung vollständig digital und automatisiert abläuft.
Auch die Ablage und Archivierung ist einfacher: Digitale Rechnungen brauchen weniger Platz, vergilben nicht und bleichen innerhalb der meist zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nicht aus. Allerdings besteht eine gewisse Gefahr des „digitalen Ausbleichens“: Ob nämlich in einem speziellen Datenformat abgelegte E-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder bei einem Software-Wechsel noch problemlos angezeigt werden können, ist keineswegs sichergestellt.
Bild: KWP Informationssysteme
Was bei E-Rechnungen zu beachten ist
Für Rechnungen gelten – ganz gleich, ob sie in Papierform oder in elektronischer Form im Unternehmen eingehen oder dieses verlassen – dieselben Vorgaben: Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) geforderten Rechnungsangaben enthalten, damit sie vorsteuerabzugsfähig ist: Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und weitere Angaben (siehe Info-Kasten).
Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen weitere Voraussetzungen erfüllen. So muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei dies keiner Schriftform bedarf. Es genügt, wenn der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt. E-Rechnungen müssen ferner in einem elektronischen Format (z. B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, zugleich aber auch für Menschen lesbar sein.
Ferner müssen die Authentizität und die Integrität der Rechnung garantiert sein. Authentizität bedeutet, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung nachgewiesen werden kann. Mit Integrität ist gemeint, dass das Rechnungsoriginal unversehrt bleibt, also nach dem Versand nicht mehr verändert werden kann. Das kann man beispielsweise über eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes, durch elektronischen Datenaustausch (z. B. EDI, Electronic Data Interchange) oder über innerbetriebliche Kontrollverfahren gewährleisten.
Letzteres liegt in der Verantwortung des Unternehmens und ist in der Regel dann erfüllt, wenn ein Mitarbeiter digitale Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen abgleicht (Bestellung, Auftrag, Lieferschein etc.) und auf Plausibilität prüft. Übermitteln lassen sich elektronische Rechnungen per E-Mail als Anhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder per Geschäftsdatenaustausch-Standard EDI.
Standards rationalisieren Prozesse
Basieren elektronische Rechnungen auf standardisierten Formaten, kann der Empfänger daraus für ihn relevante Rechnungsdaten extrahieren und diese elektronisch verarbeiten. Mit dem Standard XRechnung wurde hierzulande ein EU-konformes, XML-basiertes Datenformat als zentraler Standard für elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung geschaffen.
Für den privatwirtschaftlichen Bereich wurde 2014 das ZUGFeRD-Standardformat geschaffen, das eine GoBD-konforme Langzeitarchivierung von Rechnungen ermöglicht. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (siehe TGA 07-2018: GoBD: Regelkonform Buch führen und archivieren, Webcode 828836) regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das aus einem für Menschen lesbaren PDF/A-3-Archivierungsformat besteht, in das zusätzlich maschinenlesbare Daten im XML-Format eingebettet sind (siehe auch Info-Kasten). Da das Hybridformat nicht EU-konform war, kann ab der Version ZUGFeRD 2.0 neben der visuellen PDF-Rechnung auch eine maschinenlesbare XML-Rechnung jeweils als separate Datei erstellt werden.
Somit ist ZUGFeRD 2.0 auch für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geeignet. Darin enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. können zur Weiterverarbeitung digital ausgelesen und weiterverarbeitet werden. So lässt sich beispielsweise die Rechnungskontrolle automatisieren, indem Bestellungen mit Lieferscheinen, Bestellpreise mit Rechnungspreisen abgeglichen und eventuelle Abweichungen angezeigt werden.
Je höher die Automatisierungsanforderungen sind, desto mehr Informationen muss das ZUGFeRD-Format enthalten. Unterschieden werden deshalb vier ZUGFeRD-Varianten (Profile), die Daten in unterschiedlichen Informationstiefen für die verschiedenen Geschäftsbereiche enthalten: Buchungshilfe, Basic, EN 16931 (ehemals Comfort) und Extended.
Bild: DATEV / www.fuchs-foto.de
Regeln für die Archivierung
Aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen sind sowohl digitale als auch Papierrechnungen mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren. Unveränderbar bedeutet, dass jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Das setzt jedoch ineinander greifende Arbeitsabläufe, Kontrollmechanismen, Hard- und Softwaresysteme voraus. Elektronische Rechnungen müssen dabei als digitale Original-Dokumente unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Dient eine dazugehörige E-Mail lediglich als Transportmedium, muss sie nicht mitarchiviert werden.
Die Lesbarkeit der E-Rechnung muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Das bedeutet, dass E-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder beispielsweise nach einem Buchhaltungssystem-Wechsel mit einem geeigneten Programm lesbar sein müssen. Bewährt hat sich dabei das PDF/A-3-Format, das ist eine ISO-genormte Variante des PDF-Formats zur Langzeitarchivierung
digitaler Dokumente.
Auch bei der Digitalisierung und anschließenden Archivierung von Papierrechnungen sind besondere Vorgaben zu beachten: So können eingehende Papierrechnungen nur unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) und aufbewahrt werden. Das Verfahren zur Digitalisierung und Aufbewahrung von Papierrechnungen muss ferner den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und damit elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein sowie für Steuerbehörden revisionssicher archiviert werden.
Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dürfen Papierdokumente, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, nach dem Einscannen vernichtet werden, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Ferner sollte man das Scannen reglementieren: Wer ist verantwortlich, was wird wann und wie gescannt etc.
Ein „Zugpferd“, wenn alle „mitziehen“
Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten, sie können auch Arbeitsprozesse optimieren. Dank maschineller Auswertbarkeit lassen sich mit E-Rechnungen Arbeitsabläufe vereinfachen, womit X-Rechnung und ZUGFeRD tatsächlich zu einem „Zugpferd“ der Digitalisierung in den Unternehmen werden kann.
Allerdings setzt dies voraus, dass alle relevanten Programme in der Prozesskette Rechnungsprüfung, Buchung und Überweisung etc. diese Datenformate verarbeiten können. Das ist inzwischen bei vielen, aber noch längst nicht bei allen und SHK-Branchenprogrammen und BMSP-Lösungen (Bürosoftware und Management-Software für Planungsbüros) der Fall. Marian Behaneck
Literatur und weitere Infos
[1] Die elektronische Rechnung – ein Praxisleitfaden für Unternehmen. Eschborn: AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (Hrsg.), Eigenverlag, 2015, G Download auf www.ferd-net.de
[2] ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen. Berlin: BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Hrsg.), 2014, G Download auf www.bitkom.org
[3] www.bitkom.de Suche: elektronische Rechnung
[4] www.ferd-net.de Forum elektronische Rechnung
[5] www.verband-e-rechnung.org
Verband Elektron. Rechnungen
[6] www.zugferd-community.net
Anwender, Lösungen, News
Bild: Sykasoft
Checkliste (E-)Rechnungen
Diese Pflichtangaben müssen in jeder Rechnung stehen:
Basis-Infos E-Rechnungen
Glossar E-Rechnungen
Elektronische Signatur: Sie ist ein mit digitalen Informationen verknüpfter Datensatz, mit dem sich Signatur-Ersteller identifizieren können und Empfänger die Integrität der signierten Daten prüfen können. Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur nach deutschem Signaturgesetz wird die Signatur mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt.
GoBD: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten sowie den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.
PDF/A: Plattformübergreifendes Archivierungsformat (Portable Document Format) für digitale Dokumente mit mehreren Spezifikationen (A-1 bis A-3). ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Datenformat, in dem sowohl maschinenlesbare Daten im XML-Format als auch eine für Menschen lesbare und archivtaugliche PDF-Ausgabe der Rechnung hinterlegt sind.
XML steht für „eXtensible Markup Language“ und ein plattformübergreifendes Datenformat, mit dem hierarchisch strukturierte Textdateien unabhängig von der Programmiersprache der beteiligten IT-Systeme ausgetauscht werden können.
XRechnung: XML-basiertes Standard-Datenformat für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format ist XRechnung ein reiner XML-Datensatz, der nur mit einem speziellen Viewer betrachtet werden kann.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ein hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen, mit dem sowohl maschinen- als auch visuell lesbare Rechnungsdaten übermittelt und verarbeitet werden können. Ab der Version 2.0 kann die visuelle Rechnung (PDF) und die E-Rechnung (XML) in getrennten Dateien versandt werden. International heißt ZUGFeRD 2.0 Factur-X, der auch in Frankreich ein Standard ist.
