Ein neues eBook des QualitätsVerbunds Planer am Bau zeigt, wie Architektur- und Ingenieurbüros die DSGVO einfach und rechtssicher im Alltag umsetzen.
Architektur- und Ingenieurbüros verarbeiten täglich personenbezogene Daten – oft unbewusst. Ein eBook des QualitätsVerbunds Planer am Bau zeigt, wie sich die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einfach und effektiv im Büroalltag integrieren lässt. Verfasst wurde es von der IHK-zertifizierten Datenschutzbeauftragten Mareike Cramer. Der Leitfaden ist bis Mitte Dezember 2026 kostenlos erhältlich.
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Datenschutz beginnt mit der Bestandsaufnahme
Zu den in Planungsbüros verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören Kundendaten, Personalakten, E-Mails, Protokolle und Baustellenfotos. Auch digitale Tools wie Cloud-Dienste und BIM-Umgebungen spielen eine Rolle. Der Leitfaden empfiehlt eine Bestandsaufnahme, um die Verarbeitung solcher Daten zu überblicken. Nur wirklich erforderliche Daten dürfen erhoben werden, und jede Verarbeitung benötigt eine rechtliche Grundlage.
Technik und Mitarbeitende als Sicherheitsfaktoren
Die DSGVO fordert sogenannte technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Dazu zählen Multi-Faktor-Authentifizierung, sichere Passwörter, regelmäßige Backups und Verschlüsselung. Doch Technik allein reicht nicht aus: Laut der Autorin sind geschulte Mitarbeitende entscheidend, um Phishing-Mails zu erkennen oder sensible Unterlagen korrekt zu handhaben. Regelmäßige Schulungen und klare Prozesse für den Umgang mit Auskunfts- und Löschanfragen ergänzen die technischen Maßnahmen.
Zugriffsbeschränkungen und KI-Einsatz
Ein weiterer Schwerpunkt des eBooks ist das Need-to-know-Prinzip: Datenzugriffe sollten auf berechtigte Personen beschränkt und regelmäßig überprüft werden. Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) warnt der Leitfaden vor unkontrolliertem Umgang mit vertraulichen Informationen. Jede Anwendung sollte sorgfältig geprüft und die Ergebnisse stets kontrolliert werden. Die Verantwortung liegt weiterhin bei den Mitarbeitenden.
Datenschutz im Bauprojekt
Im Bauprojekt erfolgt ein regelmäßiger Austausch von Daten zwischen Architekten, Ingenieuren, Statikern und Behörden. Hier empfiehlt der Leitfaden, den Datenaustausch zweckgebunden zu gestalten und gegebenenfalls durch Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abzusichern. Auch bei Baustellenfotos sollte geprüft werden, ob abgebildete Personen erkennbar und die Aufnahmen wirklich notwendig sind.
Datenschutz als Teil guter Büroorganisation
Cramer betont, dass Datenschutz ein integraler Bestandteil professioneller Arbeitsprozesse ist. Klare Regelungen und Zuständigkeiten erhöhen die Sicherheit und stärken das Vertrauen der Auftraggeber. Ein Praxis-Check am Ende des eBooks hilft Büros, ihren Stand zu evaluieren und erste Schritte zu setzen – auch ohne umfangreiches Managementsystem.
Das eBook „Datenschutz nach der DSGVO – Praxisleitfaden für Planer am Bau“ ist ein Angebot des QualitätsVerbunds Planer am Bau. Es ersetzt keine Rechtsberatung, bietet aber wertvolle Orientierung für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Interessierte können das eBook kostenfrei über den Online-Shop des Verbunds beziehen. ■
Quelle: QualitätsVerbund Planer am Bau / fl
