Marktübersicht: 21 Baustellen-Apps im Vergleich

123erffasst / Lutz Werbefotografie

Baustellenaktivitäten zu dokumentieren, Mängel zu erfassen und zu verfolgen, Bautagebücher oder Bautagesberichte zu verfassen ist eine aus rechtlichen Gründen wichtige, aber auch lästige, weil zeitaufwendige Pflicht auf Baustellen. Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablet-App für die Dokumentation von Baustellen, Tätigkeiten, Mängeln oder des Baufortschritts einsetzt, kann seinen Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.

Baustellen-App: Foto machen, Notizen anfügen – fertig

Digital Documentation Systems

Kevox

Die herkömmliche Dokumentation von Baustellenaktivitäten und des Baufortschritts, von Mängeln, Schäden oder Behinderungen ist zeitaufwendig: Auch das Führen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten ist sehr arbeitsintensiv. Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden.

Die Dokumentationen und Berichte werden dann später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per E-Mail an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt.

Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Mit dem Smartphone oder Tablet und einer App werden die Vor-Ort-Informationen per Text und Bild digital erfasst und sofort Projekten und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten.

Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Textbausteine oder eine Spracheingabe beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesbericht-Erstellung auch rechtliche Aspekte und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software auch das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung.

Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden.

Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, sodass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich mit wenigen Mausklicks Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen im Firmenlayout generieren und per E-Mail versenden.

Was Baudokumentations-Apps können

Damit Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten auf der Baustelle später nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden.

Erfasst werden Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfungen und Aufmaße, besondere Vorkommnisse, persönliche Notizen und anderes mehr.

Daraus entstehen digitale Baudokumentationen, die bei Störungen des Bauablaufs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Baumängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können. Die Dokumentationen eignen sich auch für Nachweise bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projektdokumentation.

Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Webserver abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern.

123erfasst

PlanRadar

Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator steuern, wer, welche Anzeige-/Bearbeitungs- sowie Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können zudem wichtige Fragen beantwortet werden – beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung, zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen und Leistungen oder zur Zuverlässigkeit ausführender (Sub-) Unternehmen, was die Qualität der Bauausführung steigern hilft und Entscheidungen bei künftigen Projekten vereinfacht.

Inzwischen gibt es ein breites Angebot an mobilen Baustellenlösungen (siehe Tabelle und Info-Kasten). Da jede ihre Schwerpunkte und Stärken hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man benötigt. Einige Lösungen legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagebüchern, andere auf die mobile Mängelerfassung und Verwaltung.

Mehrere Apps, zum Beispiel 123erfasst, BauMaster, CraftNote, Hero Software und MemoMeister, verfügen über eine integrierte Messenger-Funktion und ermöglichen damit zusätzlich eine schnelle, unkomplizierte und dokumentierte Kommunikation mit dem Baustellen-Team oder Projektbeteiligten. Einige Apps können auch Kunden, Aufträge und Ressourcen verwalten oder Mitarbeiterzeiten erfassen und anderes mehr.

Die Software-Konzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen aus einer lokal installierten PC-Software und einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine gelegentliche Datensynchronisation voraussetzt.

Capmo

123erfasst.de

Olmero

SaaS-Lösungen (Software as a Service), die im Webbrowser laufen, sind plattformunabhängig und müssen weder aktualisiert noch synchronisiert werden, da das Programm samt Daten stets aktuell von einem externen Cloud-Server abgerufen wird. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig.

Alle Programme sind kostenpflichtig, einige Apps sind in der Basisversion kostenfrei (z. B. Bautagebuch Mobile App oder Hero Free App). Die Preise für Kaufprogramme reichen von ca. 100 bis 1000 Euro und mehr pro Lizenz und ca. 25 bis 90 Euro pro Benutzer und Monat und mehr für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware), respektive die Einrichtung oder Server-Nutzung etc. (SaaS-Software). Bei SaaS-Verträgen sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.

Bautagebuch- oder Mängelmanagement-Funktionen offerieren auch einige Programme für die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA), das Büro-/Projektmanagement (BMSP, TGA 10/2018: Büro, Budgets und Bauzeiten im Blick) oder das Projektkommunikationsmanagement (PKMS), beispielsweise AVA.Relax, BauProCheck, BIM 360, BuildUp, PoolarProject, ProjektPro oder ThinkProject. Vorteile dieser „Komplettlösungen“ sind die identische Bedienung und die Mehrfachnutzung von Projektdaten, nachteilig kann der geringere, weniger ins Detail gehende Funktionsumfang sein.

Baustellen-App wählen: Darauf sollte man noch achten

Nicht nur konzeptionell, auch funktional gibt es Unterschiede. So können nicht alle Apps Fotos im Plan verorten oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden. Auch die Erfassungsmasken lassen sich nicht bei allen Programmen modifizieren, um das Programm flexibel an individuelle Aufgaben anzupassen, etwa an das Wartungsmanagement von TGA-Anlagen.

Auch eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen beispielsweise per Google Docs oder andere Dienste bei vorhandener Mobilfunkverbindung direkt in Text umgewandelt werden, bieten nur einige Programme an.

Entscheidend ist aber, welche Funktionen und Automatismen für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Versand, Auswertung) bietet, denn hier kann die Software dem Anwender viel Arbeits- und Organisationsaufwand abnehmen. Sind auch Funktionen für das Büro- und Projektmanagement integriert, lassen sich auch Büroprozesse rationalisieren.

Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer ausreichend schnellen und stabilen mobilen Internet-Verbindung nicht immer gewährleistet ist.

Mit SaaS-Anbietern sollte man einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) abschließen. Für Anwender, die ihre vertraulichen Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern wollen, bieten einige SaaS-Anbieter alternativ auch eine lokale Datenhaltung an. Wer bereits nach der BIM-Methode plant, sollte auf BIM-Schnittstellen und eine BIM-Modelleinbindung achten, die einige Apps, zum Beispiel DocuTools, PlanRadar oder Pro-Report, in unterschiedlichem Umfang anbieten. Damit können etwa Baumängel direkt im BIM-Modell verortet werden.

edr Software

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Olmero Mängelmanagement  www.olmero.ch
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ProCapture  www.procapture.de
Projektdocu  www.projectdocu.com
ProjectNetworld  www.projectnetworld.com
Sablono Plattform  www.sablono.com
Sfirion.Journal  www.sfirion.de
Sharesuite  www.sharesuite.com

Dieser Artikel erschien zuerst in der Heftausgabe 10-2021 des TGA Fachplaners unter dem Titel „Aktivitäten und Mängel am Bau mobil managen“ von Marian Behaneck.